1. Forord
Dokumentation vedr. kandidat funktionalitet er meget kortfattet og ikke altid ajour, da funktionaliteten endnu ikke er færdig og stadigvæk kan være under udvikling.
2. Formål med brevafsendelse
Giver en måde hurtigt at kunne sende breve ud til en gruppe af lejere vha. emails. Pt. benyttes rapport '6207338', der hedder "Lejer DP-STD 01 (DAN)" og rummer datasettet til en lejer. Afsender kan være såvel administrator som klient.
3. Opsætninger
a) mailkonto til at afsende mails
Der skal være defineret en mailkonto - typisk en delt - der anvendes til at afsende mails.
b) Lav en brevafsendelsesopsætning
c) Definer en brevafsendere
d) Et rapportlayout på rapport 6207338 i wordformat.
Attributter ligger i nedenstående felter i wordskabelonen.
Der laves et wordlayout der tilknyttes rapporten.
e) Brevskabeloner, der definerer 1) afsender mailadresse på mails, 2) Afsendelser oplysninger på dokument, der vedhæftes, 3) Rapporten, der skal afvikles (som brev), 4) Hvilke attributter, der skal trækkes over i brevet og 5) Evt. formatering af attributværdier.
Evt. en liste af attributter der kan defineres her, værdien
1, 2 og 3 modsvarer variabelværdierne "LetterVariable1","LetterVariable2" og "LetterVariable3" ... osv.
og formatet af variable kan sættes her.
Er lidt bredere eksempel
eller for de 3 værdier
Tip: Brevskabelonkort kan kopieres!
4. Processen
a. Generelt:
% værdier kan anvendes i emnelinjen
b. Indhold - brødtekst i e-mail
c.
Opsæt værdier for vedhæftet fil eksempelvis som nedenstående:
sæt parameter som følger
d. Tilføj lejere - og lav afgræsning
Tilknyt filer der evt. skal sendes
TIP: Er der nogle lejere der ikke skal have en mail, kan fluebenet i 'Send mail' fjernes. Der vil stadig blive dannet en fil der kan udskrives og evt. lægges i postkassen.
Når du trykker på frigiv
køres rapport og layout ved vedhæftes på den enkelte linje
Tryk på 'Ja'
'
Der kan klikkes på filerne for at se hvordan de er dannet
e) Tryk på Testafsend for at sende en mail til din testmailadresse
er der brug for at lave noget om i det dannede vedhæftede brev vil en genåbning slette de dannede skrivelser.
f. Tryk på 'send' vil sende mails afsted
Mails vil nu ligge som sendte mails i den postkasse der er angivet som afsender postkassen