Quick Links
1. Indledning
2. Åbningsbalancens typiske områder
3. Kladdetyper, der ofte finder anvendelse
4. Finanskladden
5. Udfyld kladdelinjer
6. Åbningsposter til bank, debitor og kreditor
7. Åbningsposter Depositum, forudbetalt leje, aconto vand og varme mv.
8. Tjek resultatet før du bogfører
9. Anvendelse af konfigurationspakker og Excel.
10. Finanskontofiltre
1. Indledning
Denne artikel omhandler, hvordan man laver en åbningsbalance i Business Central, mere specifikt i relation med anvendelsen af Dynamics Property, og hvordan du tilgår opgaven. Inden du starter op på nærværende skridt bør du have udført tidligere skridt, herunder forberedt din finans og oprettet dine stamdata..
Artiklen forudsætter at læseren har en almindelig forståelse af hvorledes man laver en åbningsbalance i andre systemer og en viden omkring almindelige regnskabsmæssige teknikker.
Dynamics Property anvender finansposteringer til at holde styr på nødvendige saldi som Deposita, Forudbetalt leje, konti til udvendig og indvendig vedligehold.
At Dynamics Property i vid udstrækning anvender Business Centrals finans, er ligeledes med til at bestemmende for hvorledes åbningsbalancen bør posteres. Saldi/posteringer skal posteres på rette entitet (Klient, ejendom, lejemål og lejer) og da dette gøres via dimensionsværdier, bør dimensionsværdierne være oprettet inden processen med åbningsbalancen påbegyndes.
Dimensioner og værdier oprettes automatisk, når man opretter sine stamdata. Processen med at oprette sine klienter, ejendomme, lejemål og lejere bør således være afsluttet inden man begynder går i gang med at lave sin åbningsbalance.
Sørg for at stamdata er oprettet før du laver din åbningsbalance, så kan du postere beløb på rette (regnskab), klient, ejendom, lejemål og lejer. I processen bogføres også typisk kreditoråbningsbalance og debitoråbningsbalance ind, hvilket betinger at stamdata omkring debitorer og kreditorer ligeledes bør være oprettet inden processen påbegyndes.
Påtænker du at anvende forretningsstyring, er det også en god ide at definere finanskladder osv. for hvert regnskab, der skal styres.
Vi har lavet en rapid start pakke og eksempeldata som kan findes her: Configuration Packages
For at få adgang til ovenstående bør du kontakte os per mail.
2. Åbningsbalancens typiske områder
Det varierer naturligvis, hvilke moduler, der anvendes i Business Central, og således hvilke der laves åbningsposteringer på. Niveauet af historik, der ønskes overflyttet til det nye system varierer ligeledes.
Typisk er det en åbningsbalance på en aggregeret postniveau per given dato, der bogføres ind. Der er som regel tale om en finansbalance, bank-åbningsbalance, kreditor-åbningsbalance og en debitor-åbningsbalance.
Hvis der er kritiske betalinger, der skal foretages kan eksempelvis åbenstående kreditorposteringer fint posteres ind først, men samlekonti i finansen skal naturligvis stemme i sidste ende med eventuelle åbenstående kreditorposteringer.
Vi ser typisk at følgende foretages i forbindelse med åbninger:
Finansbalance: Overordnede saldi, mern hvor det givet mening specificeret i nødvendigt omfang. Dvs. som et eksempel er depisita opdelt per lejer, og deposita er i åbningsbalancen konteret ind på den enkelte lejer.
3. Kladdetyper, der ofte finder anvendelse
Når man bogføre åbningsposteringer anvendes forskellige kladder til forskellige formål. Finanskladden anvendes også til åbningsposter i banken.
Finanskladden er det primære redskab til at få bogført finansposter ind i balancen med. Finanskladden kan også anvendes til at bogføre bankåbningsposteringer med.
Købskladden anvendes til at bogføre åbenstående kreditorposter ind med. Her er der feltet forfaldsdato og valuta som man vil givne hvis man forsøger at anvende finanskladden til formålet.
Salgskladden kan anvendes til at bogføre åbenstående debitorposter ind med. Igen kan man her finde felterne valuta og forfaldsdato som man ikke vil kunne finde på finanskladden.
Beløbene mellem de forskellige kladder hænger naturligvis sammen, således at debitorsamlekonti skal udvise saldi, der passer til beløb bogført vha. salgskladden. Sammenhængen gør sig naturligvis også gældende mellem saldi på kreditorsamlekontoen og hvad der er bogført ind vha. købskladden. Ofte vil en postering i finanskladden modsvares af flere posteringer i salgskladden og respektivt købskladden.
4. Finanskladden
Momsen skal ikke konteres igen, så derfor må der ikke være momsproduktbogføringsgrupper mv. i en finanskladde der anvendes til åbningsposteringer, kan der ,
1. Åbningskladden - 'ÅBNING'
2. Specielt omkring forretningsstyring og finanskladder
Best practice, er at der opsættes en finanskladde med en tilhørende nummerserie for hvert klient og/eller administrationsregnskab. I eksemplet her vil det resultere i nedenstående nummersierier og finanskladder. Bemærk at startnummer til bilagsnummereringen er forskelligt per kladde. Det styrker transaktionssporet yderligere i klientregnskaberne, da disse bilagsnumre slutteligt kan forefindes i klientregnskaberne.
Yderligere har det den fordel, at medarbejdernes brug af finanskladder bliver mere flydende, når der trækkes numre fra forskellige nummerserier, fremfor samme nummerserie er tilknyttet alle kladderne.
Tilsvarende sættes andre kladdetyper op der bruges, eksempelvis Købs-, Salgs-, sags- og/eller indbetalingskladder.
5. Udfyld finanskladdelinjer
Kladdelinjerne udfyldes nu med dato, bilagsnummer, finanskontotype, finanskontonummer og beløb..
6. Åbningsposter til bank, debitor og kreditor
Når der skal bogføres åbningsposter ind på enten bank, debitor eller kreditor sker dette via forskellige kladder.
Købskladden for kreditorposteringer
Salgskladden for debitorposteringer
, og endelig anvendes finanskladden til bankposteringer.
Til hver af ovenstående er der tilknyttet respektivt en bankbogføringsgruppe, debitorbogføringsgruppe og en kreditorbogføringsgruppe. Hver gruppe peger på en specifik finanskonto. Saldoen på denne konto per åbningsdagen er givet ved vores finansåbningsposteringer jf. tidligere. Så vores åbningsposteringer på kreditorerne, debitorerne eller vore bankkonti, må ikke blive påvirket af dette skridt.
Processen er den samme, her eksemplificeret via debitoråbningsposteringer.
I en løbende drift bør direkte kontering på samlekonti ALDRIG være tilladt!
Men når vi taler om åbningsposteringer, er det anderledes! Her har vi brug for at kunne kontere direkte på samtalekontoen, dvs. Direkte bogføring skal være aktiveret. Når processen er afsluttet, sættes kontoen igen til at "Direkte bogføring" er deaktiveret!
Direkte bogføring tillades,når der skal laves åbningsposteringer på debitoren
En kladdelinje kunne eksempelvis se ud som følgende:
Nettobevægelsen på konto 12010 er som ønsket "0", da debitorbogføringsgruppen peger på selvsamme konto.
Forfaldsdatoen på købskladder og salgskladder er som standard skjulte og skal tilføjes ved at tilpasse siden og tilføje feltet.
Når processen er afslutet skal kontoen igen sættes til at direkte bogføring er deaktiveret:
7. Åbningsposter Depositum, forudbetalt leje, aconto vand og varme mv.
Det er relativt let at lave åbningsposter til deposita osv.Dynamics Property bruger finansposter i med en dimension med en reference til lejerdelen (Ejendom, Lejemål og lejer) til relatere finansposten til eksempelvis lejeren. Niveauet af den den ønskede detaljeringsgrad varierer lidt, men ofte er det blot en saldo for et gammelt system der overføres til det nye. Under alle omstændigheder er princippet det samme!
Princippet er at der lavet en række kreditposter i kladden - en for hvert eksempelvis depositum - med dimensioner og ofte en samlet depositum uden dimensioner, begge posteringer bogføres på eksempelvis depositum kontoen.
Da bogføringen sker på samme finanskonto påvirkes balancen ikke (nettobevægelsen = 0) og samtidig knyttes posteringen til eksempelvis lejeren. Kildefelterne på finanskladden er her til stor hjælp, da valget af lejernummeret betyder at de øvrige dimensioner som klient, ejendom og lejemål tildeles foruden lejerdimensionen.
7.a. Eksempel Depositum
Eksempel på kontering af depositum, her på konto 24052
Bemærk følgende:
- Før posteringer kan pågå, skal evt. tvunge dimensioner på (i eksemplet) konto 24052 være fjernet. Ellers ville modposten ikke kunne konteres (altså den på de i eksemplet angivne 45.000 kr.). De tvungne dimensioner skal naturligvis genpåsættes bagefter.
- Bemærk at de enkelte deposita linjer har "lejer" som dimensionskildetype, medens lejerens nummer er anført i feltet dimensionskildenummer.
Forudbetalt leje konteres naturligvis på samme måde. Bemærk at kontonummeret naturligvis skal være dedikeret hertil.
7.b. Eksempel Aconto vand, varme, el og evt. ventilation
Bemærk afregningsbeløb må ikke konteres på AC-konti, da kun a/c og afregnet a/c må bogføres på disse. Ellers bliver konteringen i forbindelse med brugsregnskaberne forkert.
Posteringerne af de enkelte lejeres ac beløb er med dimensioner
, medens modposten er uden
Er der sat tvinge dimensioner på finanskonti, skal disse først fjernes før posteringern kan ske af hensyn til debetposten, der som angivet ikke har dimensioner påsat. (benyttes forretningsstyring skal regnskabsdimensionen og klientdimensionen naturligvis som minimum være påsat)
8. Tjek resultatet før du bogfører
Vi anbefaler, at nedenstående proces følges for at undgå rettelser til åbningsbalancen
8.a.. Brug 'Vis bogføring' i kladden - ret evt. fejl så du ved at kladden kan bogføres
8.b. Tjek også posteringerne om de ser rigtige ud - ved åbningsposter ønsker vi eksempelvis ikke momsposter. Er der opsætningsmæssige fejl, der gør at kladden ikke kan bogføres vil disse vise sig her,
- ser posteringerne ud som forventet?
8.c. Men før du bogfører i regnskabet, er det en god ide, at bogføre kladden enten i et sandkasse-miljø (kopi af dit produktionsmiljø når du er klar til bogføringen, jf. tidligere skridt), Hvis du ikke har rettigheder til at lave et sandkassemiljø, kan du også lave et kopi af regnskabet og bogføre i kopiregnskabet.
Udskriv herefter en balance for regnskabet i sandkassemiljøet, eller fra kopiregnskabet, og tjek at alt ser korrekt ud. Ret evt. hvad der skal rettes.
8.d.. Bogfør nu kladden.
9. Anvendelse af konfigurationspakker og Excel.
Er omfanget af åbningsposteringer større, giver det mening at effektivisere processen. Det kan ske vha. konfigurationspakker. En sådan kan udlæses til Excel, der kan fyldes værdier i Excel-arket og kan importeres igen. Vi har gode erfaringer med en 2-delt proces dvs. vi styrer forløbet ud fra en indledende snak om omfanget af åbningsposteringer. Vi sender den relevante maske, system ejeren, kan koncentrere sig om at fylde masken korrekt ud. Masken sendes til os og vi importere den. Systemejeren bogfører herefter den relevante kladde med de udfyldte værdier. Fordelen er naturligvis et sundt arbejdssnit og et dobbelttjek i processen. Artiklen forklarer processen, og forudsætter at du selv ønsker at stå for hele processen, dvs. uden vores hjælp.
Vi har lavet en kort video til hvordan du laver åbningsposteringer vha. konfigurationspakker her:
Vi har lavet et link til rapid start pakkerne som du kan klikke på her Før du har adgang til rapidstart pakkerne bedes du sende en mail til info@dynamicsproperty.dk, der herefter vil bekræfte din adgang,
9.a. Finanskladden
Felter som vi plejer at inkludere:
b. Købskladden (åbentstående kreditor poster)
c. Salgskladden (åbenstående debitorposter)
d. bankposter (Bankposter)
10. Finanskontofiltre
Er der sket en omdøbning af finanskontoplanen i implementeringsprocessen, er det ligerledes nødvendigt at tilrette finanskontofiltre.