Hvad er DP Archive?
"DP Archive" er en app., der installeres på Business Central. App'en bygger bro mellem ejendomsløsningen Dynamics Property og SharePoint. Dette sker vha. Microsofts Graph interface. "DP Archive" er således ikke tænkt som en generel integration mellem Business Central og SharePoint.
Kerneformålet er at bygge og vedligeholde en mappestruktur i SharePoint, der matcher stamdata strukturen i Business Central, dvs. klienter, ejendom, lejemål og lejere samt gøre foldere og deres indehold tilgængelig fra klient, ejendoms-, lejemåls og/eller lejerkortet i Business Central.
Softwarekrav
- Business Central Online
- Ejendomsløsningen Dynamics Property
- Office365 med SharePoint i skyen (OnPrem vil ikke fungere)
- DP Archive
Krævede licenser
- Business Central Essentials eller Team Member licenser
- Dynamics Property
- Office365 E3 eller derover licenser til forbrugere der skal tilgå SharePoint
Funktionalitet
Oprette en folderstruktur i SharePoint, der svarer til strukturen i Dynamics Property.
- Manuel arkivering af dokumenter og e-mail (drag.and drop) vha. klient, ejendoms-, lejemåls og lejerkortet
- Tilgang til dokumenter fra klient-, ejendoms-, lejemåls- og lejerkortet
Hurtig og effektiv, men begrænsninger
"DP Archive" registreres som App,, Er der derfor i brugerorganisationen et behov for forskellige rettighedssæt for BC brugere i relation til SharePoint, kan dette ikke ske! Der er andre SharePoint integrationer på markedet og måske bør en mere kompleks integration her overvejes.
OneDrive synkronisering af SharePoint strukturen bør overvejes, da mappenavn dannet af "DP Archiver" svarer til primærnøglen for klienter, ejendomme, lejemål eller lejere, eksempelvis 'R00023, hvilket vanskeliggør arkiveringsprocessen vha. OneDrive' da eksempelvis lejernavnet ikke er en del af foldernavnet. Lejernavnet er lagt i et ekstra felt oprettet i SharePoint, således at man ikke får for lange stinavne,
"DP Archiver" indeholder 2 måder til at vedligeholde arkivstrukturen på. Ved intensiv brug (oprettelse af mange foldere) skal opdateringen ske via en kørsel fra klientkortet, da antallet af kald som Graph interfacet kan håndtere, kunne blive oversteget. Kørslen fra klientkortet er beregnet til at håndtere store datamængder.
Site og folderstruktur, er relativ låst og har en kunde i forvejen en SharePoint løsning kørende, kræver det en analyse om folderstrukturen passer ind i den eksisterende SharePoint kontekst.
Nødvendige kompetencer hos brugerorganisationen
Dynamis Property fungerer vanligvis som delegerede administrator på kunders Business Central miljø. Det ligger imidlertid uden for Dynamics Property's virke og kompetence felt at administrere kunders Dynamics365 miljøer. "DP Archive" anvender Microsoft Grap interfacet til at udføre handlinger på en SharePoint mappestruktur. Dette kræver rettigheder opsat i Azure, som skal konfigureres af en Dynamics365 administrator. Derfor skal kunden have en sådan kundig administrator tilknyttet - enten internt eller eksternt for at kunne løse denne opgave. Dynamics365 skal løbende tilse at kundens Dynamics365 miljø er konfigureret korrekt.
Kundes adgang til disse kompetencer er obligatorisk for at kunne benytte DP Archive.
Dynamics Property assisterer Dynamics365 administratoren med at få "DP Archive" kørende på kundens Dynamics365 miljø.
Backup er nødvendig!
SharePoint er dækket ind under Microsofts sikkerhedsarkitektur, men hindre ikke brugerne kan komme til at slette gemte dokumenter. Lejekontrakter, aftaledokumenter flytterapporter mv. er ekstremt vigtige og værdifulde for en ejendomsadministration. Et standard Office365 indeholder ikke en backup service. Der eksisterer forskellige Cloud løsninger hertil, men også NAS løsninger fra Synology (back-up af dokumenter til NAS). Uanset hvordan, er det vores kraftigste anbefaling at tilvælge en sådan backupløsning, der bør opsættes af jeres Dynamics365 administrator.