Hvad er DP Archiver
"DP Archiver" er en app., der installeres på Business Central. App'en bygger bro mellem ejendomsløsningen Dynamics Property og SharePoint. Dette sker vha. Microsofts Graph interface. "DP Archiver" er således ikke tænkt som en generel integration mellem Business Central og SharePoint.
Kerneformålet er at bygge og vedligeholde en mappestruktur i SharePoint, der matcher stamdata strukturen i Business Central, dvs. klienter, ejendom, lejemål og lejere samt gøre foldere og deres indehold tilgængelig fra klient, ejendoms-, lejemåls og/eller lejerkortet i Business Central.
DP Archiver er et produkt der ligger ved siden af Dynamics Property og stykke software der udvikles og løbende bliver vedligeholdt. Derfor tager vi særskilt betaling for anvendelse af denne App.
Motivation for App'en
Det er svært for en given SharePoint leverandør at forstå struktur og behov i forbindelse med Dynamics Property. Desuden ville det være samme grundproblem som adskillige kunder skal løse. Tilgangen er således mere at der er et arkiveringsbehov, der skal løses som ligger uden for vort vanlige kernekompetence "finans og ejendomsadministration". Vort virke i forbindelse med kundernes SharePoints er derfor også stærkt afgrænset, jf. nedenstående.
Arkiveringssystemer kan være meget bekostelige, men mange kunder har et Office365 abonnement og med det følger der SharePoint abonnement og 1T billig lagerplads. SharePoint og Business Central har nogle oplagte integrationsmuligheder og dem ønsker vi at gøre tilgængelige for vore kunder, dog målrettet mål ejendomsadministration.
Softwarekrav
- Business Central Online
- Ejendomsløsningen Dynamics Property
- Office365 med SharePoint i skyen (OnPrem vil ikke fungere)
- DP Archiver
Krævede licenser
- Business Central Essentials eller Team Member licenser
- Dynamics Property
- Office365 E3 eller derover licenser til forbrugere der skal tilgå SharePoint
Azure omkostninger
Specifikke opsætninger kundens Azure-miljø kan medføre udgifter fra Microsoft. Disse er Dynamics Property uvedkommende og afholdes af kunden.
Funktionalitet
Oprette en folderstruktur i SharePoint, der svarer til masterdata strukturen i Dynamics Property.
- Manuel arkivering af dokumenter og e-mail (drag.and drop) vha. klient, ejendoms-, lejemåls og lejerkortet
- Tilgang til dokumenter fra klient-, ejendoms-, lejemåls- og lejerkortet
Det ligger i kortene at videre tiltag omkring arkivering af alm. korrespondance, reguleringer og forbrugsregnskaber ligger i kortene, men vi har ikke på indeværende tidspunkt tidssat disse opgaver.
DP Archiver status
Har i en periode nu være testet internt, og finder nu vej til kunder i forbindelse med en prøveperiode.
Struktur hurtig og effektiv, men med begrænsninger
"DP Archiver" betinger en App. registrering i Azure, Er der derfor i brugerorganisationen et behov for forskellige rettighedssæt for BC brugere i relation til SharePoint, kan dette ikke ske! Der er andre SharePoint integrationer på markedet og måske bør en mere kompleks integration og fleksibel integration overvejes som alternativ til "DP Archiver".
OneDrive synkronisering af SharePoint strukturen bør overvejes, da mappenavn dannet af "DP Archiver" svarer til primærnøglen for klienter, ejendomme, lejemål eller lejere, eksempelvis 'R00023, hvilket vanskeliggør arkiveringsprocessen vha. OneDrive' da eksempelvis lejernavnet ikke er en del af foldernavnet. Lejernavnet er lagt i et ekstra felt oprettet i SharePoint, således at man ikke får for lange stinavne,
Generelt fraråder i anvendelse af OneDrive arkivering, da synkroniseringsprocessen mod SharePoint har en tendens til at vær skrøbelig
"DP Archiver" indeholder 2 måder til at vedligeholde arkivstrukturen på. Ved intensiv brug (oprettelse af mange foldere) skal opdateringen ske via en kørsel fra klientkortet, da antallet af kald som Graph interfacet kan håndtere, ofte ville blive overgået. Kørslen fra klientkortet er beregnet til at håndtere store datamængder.
Site og folderstruktur, er relativ låst og har en kunde i forvejen en SharePoint løsning kørende, kræver det en analyse om folderstrukturen passer ind i den eksisterende SharePoint kontekst.
Nødvendige kompetencer hos brugerorganisationen
Dynamis Property fungerer vanligvis som delegerede administrator på kunders Business Central miljø. Det ligger imidlertid uden for Dynamics Property's virke og kompetencefelt at administrere kunders Dynamics365 miljøer. "DP Archiver" anvender Microsoft Graph interfacet til at udføre handlinger på en SharePoint mappestruktur. Dette kræver rettigheder opsat i Azure, som skal konfigureres af en Dynamics365 administrator. Derfor skal kunden have en sådan kyndig administrator tilknyttet - enten internt eller eksternt for at kunne løse denne opgave. Dynamics365 skal løbende tilse at kundens Dynamics365 miljø er konfigureret korrekt.
Kundes adgang til disse kompetencer er obligatorisk for at kunne benytte DP Archiver, da Dynamics Property ikke supporterer brugen af SharePoint som sådan hos vore kunder. Det er et spørgsmål om at specialisere sig i det rette kompetencer.
Dynamics Property assisterer Dynamics365 administratoren med at få "DP Archive" kørende på kundens Dynamics365 miljø. Dynamics Property kan ikke ansættes til at være administrator af en kundens Dynamics 365 miljø.
Backup er nødvendig!
SharePoint er dækket ind under Microsofts sikkerhedsarkitektur, men hindrer ikke brugerne kan komme til at slette gemte dokumenter. Lejekontrakter, aftaledokumenter flytterapporter mv. er ekstremt vigtige og værdifulde for en ejendomsadministration. Et standard Office365 indeholder ikke en backup service. Der eksisterer forskellige Cloud løsninger hertil, men også NAS løsninger fra eksempelvis Synology (back-up af dokumenter til NAS). Uanset hvordan, er det vores kraftigste anbefaling at tilvælge en sådan backupløsning, der bør opsættes af jeres Dynamics365 administrator.
Det anbefales på det kraftigste at ibrugtagning af "DP Archiver" på SharePoint kombineres med en backup tjeneste, da Dynamics Property på inden måde - hverken direkte eller indirekte hæfter for arkiverede dokumenter på kundens SharePoint.