Indledning
Denne funktionalitet er specielt relevant for virksomheder, der benytter forretningsstyring, da der her typisk arbejdes med mange juridiske enheder. Men også virksomheder der ikke benytter forretningsstyring, kan dog også sætte udbetalinger i system, hvilket kan være relevant, hvis der arbejdes med mange bankkonti eller der anvendes manuelle indbetalinger i banken.
Business Central indeholder standard funktionalitet til at lave et udbetalingsforslag, der kan danne basis for at lave en udbetaling fra en bankkonto tilhørende en specifik klienter vha. en udbetalingskladde. Bankkontoen er sat op som modkonto på den specifikke kladde og kan ikke skiftes. Denne struktur er bibeholdt i denne udvidelse af standard funktionaliteten.
Processen kan imidlertid være krævende hvis der er mange klienter og mange bankkonti. Dynamics Property, har effektiviseret denne proces. Business Central kan som standard 1) lave en udbetalingskladde så man manuelt kan foretage udbetalinger til sin bankkonto eller 2) eksportere en fil, der kan importeres i et pengeinstitut.
Mulighed for filoverførsler til et pengeinstitut kræver normalt en erhvervsaftale, og det kan være for bekosteligt for mindre ejerforeninger, andelsforeninger eller ejendomme placeret i egne regnskaber med få lejemål. Dynamics Property tilbyder ny en rapport "Udbetalingsanvisninger", der understøtter manuelle udbetalinger til kreditorer som alternativ. Rapporten giver også et overblik over udbetalingsopgaven på tværs af klienter og bankkonti.
Dynamics Property tilbyder også har udvidet standard funktionaliteten så udbetalingsprocessen kan effektiviseres når flere kreditorer skal håndteres vha. et "udbetalingspanel". Endvidere kan udbetalingsforslag dannes i en arbejdsgang, fremfor en per udbetalingskladde på tværs af klienter. Filteret der vanligvis skal indgives før hvert udbetalingsforslag afvikles kan gemmes på klienten, hvilket sparer tid og minimere risici for fejl.
Opsætninger og supplerende funktionalitet samt brug af rapporten "udbetalingsanvisninger" er beskrevet i nærværende artikel.
En supplerende demovideo kan findes i Demovideo - udbetalingsprocessen.
Der eksisterer 3. parts produkter som Continia Banking (Tidligere Payment Management), der kan overvejes hvis direkte kommunikation mellem Business Central og i complience hensyn i organisationen måtte betinge dette.
Fokus for denne artikel er således udbetalinger, se det gult markerede område nedenfor
Problemstillingen
Når der laves et udbetalingsforslag, køres en rapport med avancerede indstillinger fra en udbetalingskladde. Typisk oprettes en udbetalingskladde for kreditor. Der kan sættes filtre før udbetalingskladden dannes, men filtrene huskes ikke. Eksempelvis skal regnskabsdimensionen sættes hver gang udbetalingsforslaget dannes. Det gør udbetalingsprocessen ikke blot tidskrævende men også skrøbelig, da de rette filter skal sættes hver gang der skal laves et udbetalingsforslag.
I kombination med, at der skal afvikles et betalingsforslag per betalingskladde kan der let opstå fjel grundet forkerete afgræsninger.
Ved manuelle betalinger skal brugeren slå kreditorens bankoplysninger op via kreditorkortet for at kunne lave en overførsel, hvilket er tidskrævende.
Ved elektroniske betalinger (dvs. dannelse af en fil) kan det være svært at håndtere udbetalinger da filbetegnelsen er generisk ud fra udvekslingsformatet, der benyttes. Eksempelvis hedder første udløsning "Bankdata", og den næste hedder så bankdata1. Ved håndtering af 1 eller 2 klienter kan man nok finde rundt i det, men har man har man 100 klienter bliver det svært at holde overblikket.
Standard Business Central bringer således udbetaleren i mål, men det er en proces der giver plads til forbedringer specielt når der arbejdes med mange klienter og mange bankkonti.
Dynamics Property har bibeholdt standard funktionaliteten, men med udvidet standardfunktionaliteten med et "udbetalingspanel", hvorfra alle udbetalingsforslag kan genereres i en samlet proces.
Gennemgang af opsætninger
1. Opsætninger af tabellen Pengeinstitut
2. Angiv pengeinstitut på bankkontokortet
Feltet pengeinstitut er tilføjet på bankkortet. Vi har ønsket at minimere skiftet mellem forskellige pengeinstitutter når der laves ud betalinger, da man her skal springe og logge ind i et website til et andet.
Feltet har 2 formål.1) Gruppere bankkonti (se nedenstående) og 2 pengeinstitutet indgår også i filnavnet når der eksporteres betalinger ud i en fil.
I standard BC har vi et banknavn, eller et registreringsnummer. Koblingen banknavn / registreringsnummer giver ikke rigtig mulighed for at gruppere bankkonti, derfor er feltet pengeinstitut blevet tilføjet af Dynamics Property. Der ligger en bagved liggende tabel, så man kan oprette en liste af pengeinstitutter eksempelvis Jyskebank, Danske Bank osv. I vores rapporten "Udbetalingsanvisninger" kan anvisningerne nu grupperes per pengeinstitut.
Råd: Giv bankkonti et nummer så de let kan relateres til den enkelte klient. Det er også en god ide på bankkortet at påsætte en dimensionssikring, så det kun er poster der bærer klient-dimensionen der kan bogføres på kontoen.
Er der underlæggende filter betingelser kan bankkontoen navngivning med fordel fortælle herrom
2. Definer evt. nummerserier til de forskellige udbetalingskladder
Råd: Ønsker at nummerere bilagsnumrerne pr. klient kan du med fordel navngivne nummerserier så de kan identificeres tilhørende klienten.
3. Opret udbetalingskladder
Opret en udbetalingskladde for hver kombination af klient og bankkonto som du ønsker at danne et udbetalingsforslag for-
Opret kladder.
Råd: Navngiv kladden sigende, så du let kan relatere den til klienten. Brug til på i beskrivelsen at forklare hvis der bruges filterkriterier.
Påsæt et sigende navn og beskrivelse til den enkelte kladde. Tilknyt en bankkonto som udbetalingen skal ske fra. Evt. en nummerserie per klient. Hvis der skal ske udlæsninger af filer skal feltet 'Tillad eksport af betalinger" udfyldes.
4. Tilføj evt. et navn til klienternes bankkonti. hvis der tale om betalinger til et kontonummer
(Hvis kreditoren har betalingsformskoden FIK kan dette punkt overspringes)
Formålet med dette punkt er at forbedre overblikket i rapporten udbetalingsanvisninger. Der er ikke noget egentlig funktionalitet tilknyttet dette punkt end at give et.forbedret overblik.
Typisk er reg. nr. og bankkontonummer udfyldt, medens navnet på kreditores bankkonto ikke udfyldes, da det ikke som sådan tjener et formål.
5. På klientkort tilføj kreditorbetalingsforslag
På klientkortet er der tilføjet Indstillinger for kreditorbetalingsforslag, her kan filtrene og indstillinger gemmes således de ikke skal indtastes hver gang der laves et udbetalingsforslag for en klient.
Dette er et reduceret billede af den anfordringsside der afvikles når man laver et betalingsforslag vha. udbetalingskladden.
Dette gøres for alle klienter. En klient kan have flere kreditbetalingsforslag tilknyttet, som det i dette tilfælde, hvor udbetalinger til en kladden 0010-100 alene sker fra bankkonto 0010-01. Alle andre betalinger trækkes fra bankkonto 0010-02 og havner i kladden '0010'
Billedet Kreditorbetalingsforslag er en Dynamics Property mini-version af det standard anfordringsbillede, der fremkommer når man laver et standard udbetalingsforslag. Når brugeren trykker på "Lav betalingsforslag" i udbetalingspanelet sættes filteret på standard rapporten ud fra de her indgivne indstillinger, således brugeren ikke behøver gøre det hver gang, der dannes et udbetalingsforslag,
Udbetalingsprocessen og Udbetalingspanel
Udbetalingsprocessen styres fra "Udbetalingspanelet", der giver overblik.
a) Lav et udbetalingsforslag
Sæt alle linjer til behandlingsstatus klar:
b) Lav forslaget
udfyld datofelterne og tryk på ok
Der kommer nu en promt frem for hver kladde der behandles svar ok og ja/nej til alle for at fortsætte indtil der ikke kommer flere promts.
Der kan også komme et billede frem om du evt. vil se poster. Her kan du enten svare ja eller Nej.
c) Udskriv udbetalingsanvisningen
Der er nu dannet udbetalingslinjer i de relevante kladder
Tryk på Betalinger -> Udbetalingsanvisninger
d) Ved at behandle hver linje i udbetalingspanelet, processeres den underliggende udbetalingskaldde der refereres til i panellinjen. brug panelets knapper for at udvirke den udvidede funktionalitet som mere sigende filnavne ved eksport. Udbetalingskladdens egne knapper virker stadig, men her fås Business Centrals standard funktionalitet.
Du kan evt. åbne udbetalingskladden fra udbetalingspanelet, hvis der måtte være fejl eller rettelser til kladden.
Ved at benytte funktionen proces i kombination med antal linjer i kladden, kan du om nødvendigt holde styr på hvor langt du er kommet i den samlede udbetalingsproces.
Når alle kladderne er behandlet Bør "antal linjer i kladden" være 0 i alle udbetalingspanelets linjer være 0.
Sæt evt., proceskoden til ' ' for alle linjer vha. procesknappen for at angive man er er tilbage ved udgangssituationen og er parat til næste udbetalingscyklus.