Opsætning af Arkiv i Business Central - Assisteret opsætning

Målgruppe: Konsulenter og administratorer, der skal forbinde Business Central med SharePoint-arkivet i DP Archiver. Miljø: Test opsætningen i en sandkasse, før den gennemføres i drift. Forudsætning: Installationsvejledning til DP Archiver skal være gennemført, så SharePoint-webstedet og appregistreringen i Azure findes.

Læs dette før du går i gang

Den assisterede opsætning Opsæt SharePoint-arkivering samler hele opsætningen af DP Archiver i Business Central i én guide. Guiden spørger om appregistreringen fra Azure, SharePoint-webstedet og dokumentbiblioteket, navnene på mapperne i arkivet, hvilke brugere der må uploade, og om opkrævninger skal arkiveres. Intet gemmes, før du trykker Udfør på sidste side.

Dokumenter og e-mails arkiveres i et SharePoint-dokumentbibliotek i en mappestruktur, der spejler stamdata i Dynamics Property: klient, ejendom, lejemål og lejer, hver med sine undermapper.

⚠️ Advarsel
SharePoint-arkivet er ikke en del af standardfunktionaliteten i Dynamics Property. Brugen af DP Archiver kræver en særskilt aftale med Dynamics Property, og arkiveringen kan først slås til, når aftalen er på plads.

💡 Tip
Alle ID'er og URL'er i skærmbillederne er fiktive eksempelværdier. De er vist, fordi du på strukturen kan se, om du har fat i den rigtige værdi. Brug altid jeres egne værdier fra Azure og SharePoint.

Forudsætninger

Fra installationsvejledningen skal du have disse værdier klar:

• Lejer-id (Tenant ID) og program-id (Client ID) fra appregistreringen i Microsoft Entra ID.
• Klienthemmeligheden (Client Secret), som kun blev vist ved oprettelsen.
• Appregistreringen skal have programtilladelsen Sites.ReadWrite.All eller Sites.Selected med adgang til webstedet, givet af en administrator.
• SharePoint-domæne, webstedsnavn, dokumentbibliotek og rodmappe, fx dpdemo.sharepoint.com, DEMOEXE, Delte Dokumenter og Ejendomsarkiv.
• Dokumentbiblioteket skal have kolonnen DP_x0020_Beskrivelse (vist som "DP Beskrivelse") og bør have kolonnen GDPR med valgene Ikke klassificeret, Permanent og Midlertidig.
• SharePoint-websteds-id og drev-id kan du enten have noteret på forhånd eller lade guiden slå op.

1. Åbn den assisterede opsætning

Guiden ligger i listen over assisterede opsætninger under sektionen DP Plus.

1. Søg på Assisteret opsætning.
2. Find Opsæt SharePoint-arkivering under DP Plus, og tryk på den.
3. Læs introduktionen, og tryk Næste.

2. Angiv appregistreringen fra Azure

Business Central logger på SharePoint med appregistreringen, ikke med den enkelte brugers konto. Derfor skal guiden kende appens lejer-id, program-id og klienthemmelighed. Tokenslutpunktet udfyldes automatisk ud fra lejer-id'et, og omfanget (scope) er Microsoft Graphs standardscope.

1. Udfyld Microsoft Entra-lejer-id (tenant-id) med lejer-id'et, fx 77920c0b-756b-4365-8172-beb6c8b1f5c9.
2. Udfyld Program-id (klient-id) med appens klient-id, fx d94b7e12-83f5-4a2c-b6d1-5f0a92c47e88.
3. Indsæt klienthemmeligheden i Klienthemmelighed.
4. Kontrollér, at OAuth 2.0-tokenslutpunkt er https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token, og at Omfang/scope er https://graph.microsoft.com/.default.
5. Tryk Næste.

3. Angiv SharePoint-websted og dokumentbibliotek

Her fortæller du guiden, hvor arkivet skal ligge. Rodmappen er den mappe i biblioteket, som dette regnskabs arkiv bygges under. Slå id'er op henter websteds-id og drev-id gennem Microsoft Graph, og Test forbindelse læser biblioteket med den angivne adgang.

1. Udfyld SharePoint-domæne, fx dpdemo.sharepoint.com.
2. Udfyld Webstedsnavn med navnet på SharePoint-webstedet, fx DEMOEXE.
3. Udfyld Dokumentbibliotek, fx Delte Dokumenter, og Rodmappe, fx Ejendomsarkiv.
4. Tryk Slå id'er op for at få SharePoint-websteds-id og Drev-id (dokumentbibliotek) udfyldt, eller indsæt de værdier du noterede i installationsvejledningen.
5. Kontrollér, at Kolonnenavn for beskrivelse er DP_x0020_Beskrivelse, og at Kolonnenavn for GDPR er GDPR.
6. Tryk Test forbindelse, og kontrollér, at forbindelsen lykkes.
7. Tryk Næste.

4. Vælg mappenavne og synkronisering

Arkivet bygges op med en mappegruppe for hvert niveau i stamdata. Her bestemmer du, hvad grupperne hedder, hvilket sprog undermapperne får, og om mapper oprettes automatisk. Mappen til emner, der er klar til sletning, ligger i mappen System ved siden af gruppemapperne, uden for beskyttelsen, så filerne kan slettes der.

1. Behold eller tilpas Mappegruppenavn til klienter, ejendomme, lejemål og lejere, fx 00 Klienter, 00 Ejendomme, 00 Lejemål og 00 Lejere.
2. Vælg Arkivsprog, fx DAN (Dansk).
3. Slå Opret standardundermapperne, Auto synk. arkivstruktur og Opret mappe i baggrunden til.
4. Lad Bekræft når mappe er oprettet være slået fra, medmindre du vil have en besked for hver mappe.
5. Tryk Næste.

5. Giv brugere ret til at uploade

Træk-og-slip af filer til arkivet sker gennem appregistreringen, så det er appens rettigheder i SharePoint, der afgør, hvad der kan uploades. I Business Central styrer du derudover pr. bruger, om brugeren må uploade. Retten skrives i feltet Tillad upload til SharePoint i Brugeropsætning og kan ændres der senere.

1. Markér Tillad upload til SharePoint for de brugere, der skal kunne uploade fra klient-, ejendoms-, lejemåls- og lejerkortet.
2. Tryk Næste.

6. Vælg om opkrævninger skal arkiveres

Hver lejers bogførte salgsfakturaer og salgskreditnotaer kan genudskrives som PDF og arkiveres i lejerens mappe i SharePoint, så lejerens opkrævninger er samlet ét sted. Fakturaerne findes i forvejen i Business Central, så ofte er det ikke nødvendigt.

1. Slå Synkronisér opkrævninger til, hvis opkrævningerne skal arkiveres. Ellers lad den være slået fra.
2. Angiv i Synk. opkrævninger fra, hvor langt tilbage synkroniseringen skal se, fx -6M for seks måneder før arbejdsdatoen.
3. Slå Tilføj og aktivér en opgavekøpost til, hvis synkroniseringen skal køre automatisk hver nat, og angiv tidspunktet i Kør kl.
4. Tryk Næste.

7. Aktivér DP Archiver

DP Archiver faktureres særskilt. På denne side bekræfter du, at aftalen er på plads, og accepterer vilkårene. Hvilke forsendelser der arkiveres, vælges bagefter på opsætningssiden.

1. Slå Aktivér SharePoint Archiver til. Feltet Aktiveret af bruger viser, hvem der har aktiveret.
2. Tryk Næste.

8. Gem opsætningen og byg arkivstrukturen

Filer og e-mails, der skal arkiveres, lægges i arkivkøen og uploades af opgavekøen. Med Udfør gemmes opsætningen og klienthemmeligheden, standardundermapperne og dokumenttyperne indsættes, og behandlingen af arkivkøen lægges i opgavekøen som en tilbagevendende post. Du kan samtidig registrere arkivplaceringer for eksisterende stamdata og oprette hele mappestrukturen på én gang.

⚠️ Advarsel
Oprettelsen af mappestrukturen for alle klienter opretter mapper i SharePoint for alle eksisterende klienter, ejendomme, lejemål og lejere. Kør den i sandkassen først, og kontrollér, at mapperne lander det rigtige sted, før du gør det i drift.

1. Slå Aktivér arkiveringen til.
2. Slå Behandl arkivkøen gennem opgavekøen til, medmindre guiden oplyser, at arkivkøen allerede har en tilbagevendende opgavekøpost.
3. Slå Registrér arkivplaceringerne nu til, så eksisterende klienter, ejendomme, lejemål og lejere får en arkivplacering med det samme.
4. Slå Opret mappestrukturen for alle til, hvis mapperne skal oprettes for alle klienter nu.
5. Slå Opret opbevaringspolitikker til, medmindre guiden oplyser, at de allerede findes.
6. Tryk Udfør.

Guiden registrerer nu arkivplaceringerne og viser antallet undervejs.

9. Kontrollér opgavekøen

Selve opbygningen af mappestrukturen og uploaden af filer sker gennem opgavekøen. Kontrollér, at opgavekøposten er oprettet og klar.

1. Søg på Jobkøposter.
2. Find posten med beskrivelsen DP Archiever: behandl arkivkø, og kontrollér, at Status er Klar.

Best practice

• Gennemfør guiden i en sandkasse først, og kontrollér mappestrukturen i SharePoint, før du kører den i drift.
• Brug Test forbindelse, før du går videre fra siden med webstedet. En fejl her skyldes næsten altid appregistreringens rettigheder eller en forkert klienthemmelighed.
• Giv kun Tillad upload til SharePoint til de brugere, der arbejder med arkivet.
• Notér, hvornår klienthemmeligheden udløber, og kør guiden igen med en ny hemmelighed i god tid.