Brug af A10-lejekontrakter i Dynamics Property

Målgruppe: Brugere, udlejer boliglejemål og opretter lejekontrakter i Dynamics Property
Forudsætning: A10-opsætningen fra artiklen Typeformular A10 til lejekontrakter er gennemført

Læs dette før du går i gang

Denne artikel følger rejsen fra den første henvendelse på et opsagt lejemål til en underskrevet A10-lejekontrakt og en oprettet lejer. Interesserede registreres som kontakter, kontrakten oprettes og udskrives fra aftalekortet, og til sidst oprettes lejeren direkte fra kontrakten.

⚠️ Raterne skal være synkroniserede for det eller de lejemål der oprettes en kontrakt til
Synkronisér raterne for ejendommen, inden kontrakten oprettes. Raterne skal være ajourførte pr. startdatoen for det nye lejeforhold, da kontraktens beløb hentes herfra.

💡 Tip
Sørg for, at e-mailadresse og telefonnummer er korrekte allerede på kontaktkortet. Oplysningerne følger med over i kontrakten og videre til lejeren.

1. (Valgfrit) Opret en nummerserie til potentielle lejere

Kontakter bruges til mange ting i Business Central. Det er derfor en god idé at give de potentielle lejere deres egen nummerserie, så de samles og er lettere at finde igen. Nummerserien tilknyttes som en sekundær serie til den eksisterende nummerserie på kontakter.

1.1 Opret nummerserien

Søg på Nummerserie, og opret en ny serie til formålet, f.eks. EJD-P-KONTAKT – kontakter, der potentielt kan blive lejere.

1.2 Tilknyt nummerserien til kontakter

Åbn et kontaktkort, og tryk på de tre prikker (…) ud for feltet Nummer.

Stil dig på kontakternes nummerserie (i eksemplet EMNE), og vælg … → Relationer.

Vælg den nummerserie, du oprettede i trin 1.1, og tryk OK.

Tryk Esc.

Fremover kan potentielle lejere registreres under deres egne numre, så de er lettere at finde.

2. Registrér henvendelser som kontakter

De interesserede er ikke lejere endnu, men rejsen starter et sted. Værktøjet i denne førfase er kontaktkortet.

I eksemplet henvender Hans og Laila sig om det ledige lejemål. De registreres straks i systemet – uanset om de ender med at leje lejemålet eller ej.

2.1 Opret en ny kontakt

Gå til Kontakter fra rollecentret.

Tryk Ny.

Har du oprettet en særskilt nummerserie (trin 1), trykker du på … ud for Nummer.

*Nyt kontaktkort – prikkerne ud for Nummer*

Vælg den nye nummerserie, og tryk OK.

*Valg af nummerserien til potentielle lejere*

Har du ikke oprettet en særskilt nummerserie, kan du bruge den eksisterende – kontakten får så et nummer fra den serie, du vælger.

2.2 Udfyld kontaktkortet

Udfyld navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, og sæt Juridisk type til Person.

*Kontaktkort for Hans og Laila Hansen med juridisk type Person*

💡 Juridisk type vs. Type (Microsoft)
Juridisk type er et Dynamics Property-felt. Brug det til at angive Person. Lad derimod Type (Microsoft) stå som Virksomhed: I standard Business Central kan man f.eks. ikke oprette en debitor, hvis Type (Microsoft) er Person – et levn fra gamle dage, da en debitor sagtens kan være en person.

3. Opret A10-lejekontrakten

3.1 Synkronisér raterne

Start med at synkronisere raterne for ejendommen, så de er ajourførte pr. startdatoen for det nye lejeforhold.

3.2 Opret aftalen via guiden

Vælg +Aftale i rollecentret, og følg guiden.

Vælg Kontrakt, og tryk Næste.

Vælg område, klasse (A10), anvendelse og lejemål, og angiv kontakten som kontrahent. Tryk Næste.

*Opret ny aftale – område, klasse, lejemål og kontrahent*

Udfyld underskriftsdatoer, navne og titler, og tryk Udfør.

Aftalekortet åbnes nu, udfyldt med de oplysninger, der blev oprettet i A10-opsætningen:

3.3 Angiv lejeforholdets startdato

Hans og Laila Hansen ønsker at leje lejemålet pr. 01-01-2027. Angiv datoen i feltet Lejeforholdets startdato under § 3.

3.4 Gennemgå og udfyld § 4

Udfyld felterne under § 4. Kopiér derefter beløbet fra Foreslået begyndende lejebeløb manuelt over i feltet Begyndende lejebeløb.

*§ 4 – det foreslåede beløb kopieres til Begyndende lejebeløb*

💡 Hvorfor skal beløbet kopieres manuelt?
Systemet kan ikke med sikkerhed fastslå det begyndende lejebeløb og foreslår derfor et. Når værdien kopieres manuelt, sikres det, at der ikke gås for hurtigt frem, og at brugeren har kontrolleret beløbet.

4. Udskriv og gennemse kontrakten

Tryk Udskriv dokument på aftalekortet.

Vælg Udskriv eller Vis eksempel & Luk.

*A10 Lejekontrakt for beboelse – udskriftsdialog*

Gennemse kontrakten.

Skal der rettes noget, gør du det på aftalekortet og udskriver kontrakten igen.

5. Underskrift og indbetaling

Send kontrakten til lejers underskrift. Skal kontrakten underskrives elektronisk, er NextSign en fornuftig løsning.
Kontrollér, at det aftalte beløb er indbetalt i banken, og underskriv derefter selv.

6. Opret lejer fra kontrakten

6.1 Gå til sektionen Proces

På aftalekortet finder du sektionen Proces.

6.2 Vælg en lejeroprettelsesskabelon

Vælg en kode i feltet Lejeroprettelsesskabelon.

6.3 Opret lejeren

Tryk Opret lejer.

Lejerreferencen udfyldes nu med den nye lejer. Kontrollér, at alle lejerens oplysninger er oprettet korrekt.

6.4 Afslut

Bogfør evt. depositum, forudbetalt leje og første måneds husleje via en finanskladde.
Arkivér kontrakten, hvis du har et dokumentarkiv – f.eks. DP Archiver.