Brugervejledning i DP Arkiv

Målgruppe: Ejendomsadministratorer, der bruger DP Archiver i det daglige arbejde med breve, reguleringer, forbrugsregnskaber og opkrævninger. Forudsætning: DP Archiver er installeret og sat op, jf. Installationsvejledning til DP Archiver. 👉 Se også artiklen om Assisteret opsætning af SharePoint-arkivering i Business Central.

Læs dette før du går i gang

Med DP Archiver automatiserer du arkiveringen i Dynamics Property. Når du sender breve, bogfører reguleringer eller afslutter forbrugsregnskaber, lægger DP Archiver bilag og e-mails i SharePoint i den mappe, der hører til lejeren eller ejendommen. Du kan arkivere følgende:

• Brevafsendelser
• Reguleringer
• Forbrugs- og fordelingsregnskaber
• Opkrævninger

Al afsendelse og arkivering sker gennem Arkivkø. Der går derfor lidt tid, fra du trykker på en handling, til e-mails er sendt og dokumenter ligger i SharePoint. Status på hver enkelt arkivering kan altid ses i køen, jf. trin 9.

💡 Tip
Du finder de arkiverede dokumenter direkte i Business Central i faktaboksen Arkiv på lejerkortet og ejendomskortet. Du behøver altså ikke at åbne SharePoint for at se, hvad der er arkiveret.

Begreber i denne artikel

Arkivkø Listen over alle arkiveringsopgaver, der venter på at blive behandlet, er udført eller er fejlet. Jobkøen behandler køen med faste mellemrum.

Arkivdokumenttype En kode, fx RENT-ADJUSTMENT, der fortæller DP Archiver, hvad et dokument er, om det er et dokument eller en e-mail, hvilken klassifikation det hører til, og hvordan det GDPR-håndteres.

Klassifikation Bindeleddet mellem en arkivdokumenttype og en mappe i SharePoint. Dokumenttypen har en klassifikation, og undermappeopsætningen fortæller, hvilken mappe klassifikationen lander i.

Faktaboksen Arkiv Panelet i højre side af lejerkortet og ejendomskortet, der viser mappestrukturen i SharePoint og de arkiverede filer.

1. Send og arkivér en brevafsendelse

Når du sender breve fra en brevafsendelse, kan du vælge at få e-mailen arkiveret på hver lejer samtidig med afsendelsen.

1. Åbn brevafsendelsen, fx L0001, og kontrollér, at den er frigivet.
2. Vælg Handlinger og tryk Send og arkivér.

E-mails sendes og arkiveres gennem arkivkøen, så der kan gå lidt tid, før afsendelsen sker. Følg status i Arkivkø.

2. Sæt reguleringer op til arkivering

To indstillinger i Ejendomsopsætning afgør, hvordan reguleringsbilag bogføres og arkiveres. De sikrer, at bilagene altid er bogført, før de sendes, og at brugeren ikke kan glemme at arkivere dem.

1. Søg på Ejendomsopsætning og find afsnittet Processer → Regulering.
2. Slå Bogfør reguleringsbilag før afsendelse til. Så bogføres alle bilag, hvorefter de afsendes.
3. Slå Obligatorisk arkivering af reguleringsbilag til. Knappen Bogfør skjules på reguleringsmeddelelsesbatchen og erstattes af Bogfør og arkivér reguleringsbilag, så bilagene altid arkiveres.

3. Bogfør og arkivér reguleringsbilag

På reguleringsmeddelelsesbatchen vælger du, om bilagene kun skal arkiveres, eller om de også skal sendes til lejerne.

1. Åbn Regl. meddelsesbatchkort for batchen, fx MB000002.
2. Tryk Bogfør og arkivér reguleringsbilag for at bogføre og lægge bilagene i arkivet uden at sende e-mails.
3. Tryk Bogfør, send e-mails og arkivér for at bogføre, sende reguleringsmeddelelserne som e-mail og arkivere både bilag og e-mails.

E-mails sendes og arkiveres gennem arkivkøen, så der kan gå lidt tid, før afsendelsen sker. Følg status i Arkivkø.

4. Find de arkiverede reguleringer

Reguleringen arkiveres to steder: e-mailen til lejeren ligger på lejeren, og reguleringsbilagene ligger samlet på ejendommen pr. reguleringsdato.

På lejeren

1. Åbn Lejerkort for lejeren og find faktaboksen Arkiv i højre side.
2. Åbn mappen 02-Lejereguleringer.
3. Reguleringsmailen ligger i mappen med markeringen Permanent.

På ejendommen

1. Åbn Ejendomskort for ejendommen og find faktaboksen Arkiv.
2. Åbn mappen 00-Lejereguleringer.
3. Åbn undermappen for reguleringsdatoen, fx 2028-01-01. Her ligger reguleringsbilagene for alle lejemål i batchen.

5. Arkivér forbrugs- og fordelingsregnskaber

På forbrugsregnskabet vælger du, om regnskabet kun skal arkiveres, eller om det også skal sendes til lejerne. Fordelingsregnskaber arkiveres på samme måde.

1. Åbn Forbrugsregnskab for regnskabet, fx F0000.
2. Tryk Arkiver under Administrer for at lægge regnskabet i arkivet uden at sende e-mails.
3. Tryk Send og arkivér forbrugsregnskaber for at sende regnskabet til lejerne som e-mail og arkivere både rapport og e-mails.

E-mails sendes og arkiveres gennem arkivkøen, så der må påregnes behandlingstid, før e-mails udsendes og arkiveringen sker. Følg status i Arkivkø.

6. Find de arkiverede forbrugsregnskaber

Forbrugsregnskabet arkiveres to steder: e-mailen til lejeren ligger på lejeren, og den samlede rapport samt alle e-mails ligger på ejendommen. Mapperne er navngivet efter forbrugsperioden.

På lejeren

1. Åbn Lejerkort for lejeren og find faktaboksen Arkiv.
2. Åbn mappen 03-Forbrugsregnskaber. Undermapperne er navngivet efter forbrugsperiodens slutdato, fx 2026-12-31.
3. Åbn undermappen og se e-mailen med forbrugsregnskabet.

På ejendommen

1. Åbn Ejendomskort for ejendommen og find faktaboksen Arkiv.
2. Åbn mappen 01-Forbrugsregnskaber. Undermapperne er navngivet efter forbrugsperiode og regnskabstype, fx 01-01-2026 - 31-12-2026 VARME.
3. Åbn undermappen. Her ligger forbrugsregnskabsrapporten for hele ejendommen og e-mailen til hver enkelt lejer.

7. Arkivér opkrævninger automatisk

Opkrævninger arkiveres ikke med en handling, men synkroniseres automatisk gennem arkivkøen ud fra en indstilling i Arkivopsætning.

1. Søg på Arkivopsætning og find afsnittet Opkrævninger.
2. Slå Synkronisér opkrævninger til.
3. Angiv i Synk. opkrævninger fra, hvor langt tilbage opkrævninger skal arkiveres, som en datoformel, fx -6M for seks måneder tilbage.

8. Sådan havner dokumenterne i de rigtige mapper

Hvilken mappe et dokument lander i, styres af to opsætninger: Arkivdokumenttyper og Undermappeopsætning i Arkivopsætning. Dokumenttypen har en klassifikation, og undermappeopsætningen fortæller, hvilken mappe klassifikationen hører til. Du behøver normalt ikke ændre dem, men det er godt at vide, hvor de er, hvis et dokument ikke lander, hvor du forventer.

1. Søg på Arkivdokumenttyper. Her ser du for hver type, fx RENT-ADJUSTMENT og HEATING, om der arkiveres Dokument, E-mail eller begge dele, samt Klassifikation og Standard-GDPR-håndtering.
2. Søg på Arkivopsætning og find afsnittet Undermappeopsætning. Her ser du for hver Enhedstype (klient, ejendom, lejemål, lejer) mappenavnet og den Klassifikation, mappen modtager.
3. Mapper med flueben i Systemtype bruges af DP Archiver til automatisk arkivering, fx 00-Kommunikation, 02-Lejereguleringer, 03-Forbrugsregnskaber og 04-Opkrævninger.

⚠️ Advarsel
Ændrer du klassifikation eller mappenavne i undermappeopsætningen, påvirker det, hvor fremtidige dokumenter arkiveres. Allerede arkiverede dokumenter flyttes ikke. Aftal ændringer med jeres konsulent.

9. Følg behandlingen i Arkivkø

Alle arkiveringer behandles i Arkivkø. Her ser du, om en arkivering er udført eller fejlet, og du kan starte behandlingen manuelt.

1. Søg på Arkivkø.
2. Kontrollér kolonnen Status. Udført betyder, at dokumentet ligger i SharePoint. Kolonnen Forsøg viser, hvor mange gange arkiveringen er forsøgt.
3. Er en linje fejlet, står fejlen i Seneste fejl. Tryk Log for at se detaljerne.
4. Ret årsagen til fejlen og tryk Prøv igen på linjen.
5. Tryk Behandl nu, hvis du vil starte behandlingen af køen med det samme i stedet for at vente på jobkøen.

10. Kontrollér jobkøposten

Det er en jobkøpost, der med faste mellemrum behandler arkivkøen. Hvis intet bliver arkiveret, selvom linjerne ligger i Arkivkø, er det første sted at kigge.

1. Søg på Jobkøposter.
2. Find linjen med beskrivelsen DP Archiver: behandl arkivkø (codeunit dpy3Archive Queue Runner).
3. Kontrollér, at Status er Klar. Står den som Fejl eller Venter, så markér linjen og tryk Angiv status som Klar eller Genstart.

Best practice

• Brug Send og arkivér-handlingerne frem for at sende og arkivere i to omgange, så e-mail og arkivering altid følges ad.
• Slå Obligatorisk arkivering af reguleringsbilag til i Ejendomsopsætning, så reguleringsbilag ikke kan bogføres uden at blive arkiveret.
• Kig i Arkivkø efter hver større afsendelse og ret fejlede linjer med det samme.
• Ændr ikke i Arkivdokumenttyper eller Undermappeopsætning uden at have aftalt det med jeres konsulent.