Definition
Et forbrugsregnskab defineres som en opgørelse af indbetalte a conto-beløb fratrukket fordelingen af udgifter mellem en ejendoms lejere, hvilket afstedkommer et mellemværende. Dette enten i form af en efterbetaling eller en tilbagebetaling. Fordelingen omfatter evt. tomgangsperioder, hvor udlejer afholder udgiften for perioden.
“Forbrugsregnskabsbegrebet” som anvendt her dækker også over “fordelingsregnskaber”, da dette blot er udtryk for at organisationen har en ekstra opgave, nemlig at organisationen har opgaven med at udføre fordelingen. Derfor opereres ligeledes med termen “fordelingsansvar”. Nedenfor kan ses input og output i forbindelse med forbrugsregnskabet.
Grønne kasser angiver input, hvor fordelingsansvaret er såvel “Forbrugspartner” som “Internt”. Blå kasser relaterer sig opsætninger, bemærk et godt udgangspunkt er forbrugsanlægget og derfra bevæge sig til forbrugstyper. På "forbrugstypen", er der angivet en række detaljer - bl.a. om kladder, finanskonti, afregningsbreve og attributter til fordelingsregnskaber. Der er også fra forbrugstypen, man angiver hvilke lejemål, der deltager i forbrugsregnskabet. På forbrugstypen, der er tilknyttet forbrugsanlægget, er det vigtigt at udfylde relevante værdier, alt efter hvilket regnskab man arbejder med.
Forbrugsanlæg
Et “forbrugsanlæg” er den tekniske samlebetegnelse for en samling af komponenter, der leverer en eller flere forbrugsydelser i en ejendom. En del af et forbrugsanlæg er således de målere, der fastlægger, hvad der er forbrugt. Når der oprettes et anlæg træffes der ligeledes et valg om abstraktionsniveau. Kan man nøjes med et anlæg, hvortil der aflægges forskellige forbrugsregnskaber. Eller skal der oprettes et anlæg for hver forbrugstype.
Forbrugspartner
En “forbrugspartner” er en underleverandør, der forestår forestår fordelingskalkulationen. Ofte er der en række andre aktiviteter denne ligeledes forestår – eksempelvis målerpasning.
På forbrugspartneren kan eksempelvis opsættes følgende:
- En flyttemeddelelsesskabelon når der skal dannes mail omkring til- og fraflytning.
- Om ID’er på ejendomme, lejemål og lejere skal håndteres på en speciel måde overfor forbrugspartneren.
- Om afregninger fra forbrugspartneren er i form af forbrugte beløb, eller mellemværender.
Fordelingsansvar
Fordelingen foretages enten af en underleverandør, der i løsningen omtales forbrugspartner, eller internt af ejendomsadministratoren selv. Forbrugspartneren har desuden typisk ansvar for målerpasning og fremstillingen af regnskabet til lejeren. Interne fordelinger sker på basis af fordelingstal tilknyttet lejemål der igen er tilknyttet en forbrugsregnskabsskabstype, eksempelvis fællesudgifter. Fordelingsansvaret for et givet forbrugsregnskab angives på forbrugstypen.
Forbrugstyper
Via “forbrugstypen” præciseres, hvilken slags forbrugsregnskab der er tale om. Eksempler herpå, er “Snerydning”, “Fællesudgifter”, “Vand”, “Varme” og “El”.
Til hver forbrugstype er tilknyttet konteringsoplysninger. Skal 2 vandregnskaber derfor konteres forskelligt kan det være nødvendigt med 2 regnskabstyper – eksempelvis “Vand01” og “Vand02”.
Tl et forbrugsanlæg defineres hvilke forbrugstyper er relevante.
Forbrugstyper på forbrugsanlæg
Når en forbrugstyper er tilknyttet et forbrugsanlæg angives endvidere , hvilke lejemål der deltager i det pågældende regnskab. Dokument layouts og følgetekster mv.
Forbrugstypen er et centralt sted til at definere forbrugsregnskabets adfærd.
Lejemålsperiodepost
Forbrugspartnere anvender et løbenummer til at lave periodeinddeling. Løbenummeret kaldes i modulet Lejemålsperiodenummeret. Dynamics Property har lejere og tomgangsperioder i 2 tabeller, og nummereringen spænder over begge over gengiver et sekvens-/løbenummer for en aktivitetsperiode – dvs. enten en tomgangs- eller en lejeperiode. For kunne indgå i forbrugsregnskabet, skal lejeren og/eller tomgangsperioden derfor have fået tildelt et lejemålsperiodeløbenummer. Forbrugsmodulet indeholder funktionalitet hertil.
Lejemålsperiodenummeret kan forefindes på lejemålsperiodeposten. Oprettelsen af lejemålsperiodeposter, er en forudsætning for at der kan udarbejdet et forbrugsregnskab via systemet.
Inden man kan lave et forbrugsregnskab, skal alle lejere og/eller tomgangsperioder have en tilsvarende lejemålsperiodepost. Derfor vil processen med at oprette lejemålsperiodeposter, ofte være obligatorisk, når der skal laves et forbrugs- eller fordelingsregnskab.
Flyttemeddelelser
Definition
En flyttemeddelelse er en orientering til en forbrugspartner om, at der sker en til- og/eller en fraflytning.
Når der indgås et lejemål med en ny lejer, er der ofte flere måneder før lejeren rent faktisk flytter ind i lejemålet. Datoer kan således ofte ændre sig flere gang undervejs, Måske afhængig af en kommende lejers mulighed for at flytte ind tiligere end oprindeligt planlagt.
Når en dato ændrer sig, viser ændringen sig som en ”meddelelseskandidat”. Det er op til ejendomsadministratoren at afgøre, hvornår denne sendes til forbrugspartneren.
Krav
En lejer skal være tildelt et “lejemålsperiodeID”, før der kan laves flyttemeddelelser. Dette sker ved at “køre lejemålsperiodeforslagskørslen” under forbrugsregnskaber. Denne kørsel bør afvikles jævnligt, så der ikke er lejere der mangler et lejemålsperiodeID.
Hvordan flyttemeddelelser opstår
Når en lejeroprettes, eller der indgives en ny værdi på lejerkortet i felterne “startdato”, “ophørsdato” er lejeren en “Flyttemeddelelseskandidat”. I billedet vil du kunne se en oversigt over ændringerne. Du kan herefter tage stilling til, hvorvidt der skal oprettes en flyttemeddelelse.
Afregningsmeddelelser
En afregningsmeddelelse, er mail til lejerne indeholdende afregningen. Mailen kan indeholde en afregningsskrivelse dannet fra systemet. Udformningen af en afregningsmeddelelse kan brugeren selv præge, idet der benyttes skabeloner til at fastlægge indholdet.