Oprette en klient

Indledning

Klienten er ejendomsejeren og der er som minimum en ejendomsejer. En klienten / ejendomsejeren, har 0, 1 eller flere ejendomme. Klienten er i toppen af hierarkiet, da regnskabet er implicit.

For at følge denne guide skal du stå i Dynamic Propertys rollecenter til ejendomsadministration. Processen her følger en standard opsætning af Dynamics Property, men det konkrete system følge en anden opsætning.

Se diskussionspunkter til sidst i denne artikel.

Arbejdsprocessen med at oprette klienten

1. Tryk på "Klienter"

2. Klientlisten fremkommer. Tryk herefter på "Ny"

3. Klientkortet fremkommer. Stå i nummerfeltet og tryk på [Retur]

4. Klientnummeret og dimensionsværdien fremkommer automatisk

5. Udfyld relevante oplysninger på klientkortet i sektionen "Generelt". Indlæs evt. et LOGO på. 300 x 300 i jpeg, bmp eller png. Der er mulighed for at få logoet med på de salgsbilag og breve, der dannes for klienten efterfølgende.

6. Udfyld herefter sektionen "Kommunikation"

7. Udfyld sektionen "Betalinger"

Opsætningen bygger her på at klienten har en bankkonto, men anvendes flere bankkonti, kan disse opsættes fra klientkortet. Se gennemgangen til sidst.

8. Udfyld sektionen "Moms"

Det anbefales at sætte feltet momsregistreret til "Sand" hvis aktuelt. I nærværende eksempel er klienten ikke momsregistret, hvorfor feltet er sat til falsk.

9. Udfyld sektionen "Nummerering"

Som standard vil salgsbilag til Opkrævning af lejere være udfyldt. Se nedenstående

Anvender du ikke forretningsstyring er dette tilstrækkeligt. Anvender du forretningsstyring, bør du også danne nummerserie til køb. Se efterfølgende sektion omkring supplerende opsætninger.

I de mest simple scenarier er opsætningen af klientkortet nu afsluttet. Benytter du forretningsstyring mv. skal du forholde dig til yderligere punkter.

Supplerende opsætning

1. Klienten har flere bankkonti

I visse tilfælde anvender ejendomme tilhørende en klient, hvor deres bankkonto. Er dette tilfældet kan de opsættes her:

Opsættes bankkonti her, vil de efterfølgende kunne tildeles fra ejendommene tilhørende klienten.

Bank 1

Bank 2

2. Forretningsstyring

yderligere skal forretningsstyring med regnskabsroller og styrede regnskaber; Se særskilt artikel om denne proces. Denne artikel er afgrænset til klientkortet.

2.a Købsbilag

Anvender du forretningsstyring, er det anbefalet at du agiver nummerserie til købsbilag.

resultatet vil herefter eksempelvis være;

For at nummereringen anvendes kræver det at funktionen er aktiveret i ejendomsopsætningen.

2.b. Dimensioner og forretningskonteringsregler.

1. Arbejder du ikke med et administrationsregnskab, vil det altid være klientregnskabet du rammer når du arbejder med klientkortet. Her bør du oprette en dimensionsværdi til regnskabet, der svarer til klientkortet og tildele dette til klientkortet.

2. Arbejder du derimod med et administrationsregnskab, kan du arbejde med klienten i to sammenhænge. 1. Når du arbejder for klienten med klientens ejendomme eller 2 når du arbejder med klienten i dit administrationsregnskab. Der er altså 2 regnskaber der skal rammes for en given klient - klientregnskabet eller administrationregnskabet. Derfor er er brug for en forretningskonteringsregel i stedet for regnskabsdimensionen tilknyttet klientkortet.

Standard dimensionen på klientkortet skal se ud som følger: