Opsætning af breve

Indledning

Fra og med version 1.9.7.8, er der sket en revision af fletningsfunktionaliteten. Formålet med ændringen er at minimere antallet af brevfletningsskabeloner, der skal vedligeholdes. Således trækkes oplysninger som logo, telefonnummer, e-mail og bankoplysninger fra virksomhedsoplysninger og eller klientkort med over på de dannede breve. Tidligere har det været nødvendigt at vedligeholde en brevskabelon per klient for at få afsenderinformationerne korrekte. Nu kan samme fletteskabelon anvendes på alle klienter, idet afsenderinformationerne placeres i rette felter.

Brugen af layout's fungerer nu som med reguleringsskrivelser, idet word layouts defineres i "Rapport Layout" og ikke i "Tilpassede rapport Layouts" i Business Central. Sidst nævnte er "obsolete" så, hvis brevskabeloner blev opbygget her, skulle de via en kompleks proces flyttes. Derfor er vi ekstra glade for at den nye funktionalitet anvender "Rapport Layouts"

Nærværende er ikke tænkt som en udtømmende beskrivelse af hvorledes man laver brevfletning inde i word med Business Central, da Microsoft dækker denne (som med anden funktionalitet) i deres dokumentation. For detaljerede oplysninger om hvordan man arbejder med flettefelter i word, henvises til Microsofts dokumentation.

1. Brevfletningsteori

Når der skal hentes data ud fra Business Central / Dynamics Property i et word dokument vha. brevfletning, skal det defineres hvilke data, der skal bruges i brevfletningen. Vi har oprettet nogle rapporter som definerer dette, og som der skal refereres til når der laves en brevopsætning.

Er det således eksempelvis breve til lejeren, der skal opsættes, skal der tages afsæt i rapporten '6207338', der kombinerer værdier fra en række tabeller. I Word Layouted ligger selve indholdet af brevet defineret, dvs. tekst omkring fraflytning osv. samt lejerens navn mv. defineret som flettefelter.

Struktur for brevfletning.

2. Forbered din Word.

Udvikler knappen i din Word, skal være fremme:

Er den ikke fremme kan du få den frem ved i Word at:

1. Trykke på "Filer"
2. Trykke på Indstillinger og dernæst "Tilpas Båndet" - sæt "x" ved udvikler

3. Definer din word skabelon - Eksporter Layout

Først skal du gøre dig klart, hvem brevet skal sendes til: Lejer, Kontakt, Klient eller måske ud fra en aftale der skal indgås.

I nærværende eksempel, laver vi et brev der skal sendes til en lejer, derfor er  rapporten '6207338' relevant, da du her kan finde information når der skal sendes breve til en lejer.

1. Gå til "Rapport Layouts"

   

    

2. Vælg Layout (fokuser på rapportnummeret) - her vælges et at de eksisterende "Standard" Layouts. Bemærk at typen er "Word". Rapporten der vælges er som sagt rapporten '6207338', da det i eksemplet jo er en lejer brevet skal fremsendes til. Rapporten vælges ved at stille sig på den markerede række. 

   

    

3. Først skal vi bruge et dokument som vi kan tilpasse med vores egen tekst. Eksporter det eksisterende layout som er valgt - der tages en kopi af layouted som der så kan arbejdes videre på i Word

   

    

4. Du kan finde Layout'et i overførsler

5. Åben worddokumentet og vælg "Aktiver redigering"

6. Få flettefelterne frem ved at vælge "Udvikler", XML Tilknytningsrude

7. Fra XML-tilknytning dropbox'en vælg den "rette" XML del. Den rette XML del, er den linje der indeholder rapportnummeret her "6207338". Her er felter du skal buge fra Business Central gemt under.

8.  Ekspander XML-delen ved at klikke på "Tenant"

Felterne der fremkommer her, kan du indsætte i dit word dokumentet

Bemærk at standard dokumentet som du eksportere indeholder en beskrivelse af felter og deres brug, så du kan med fordel udskrive eller gemme dokumtentet til fremtidig reference

Start evt. ved at slette alt eksisterende tekst for at lave dit eget grundlayout til fremtidig brug.

9 Indsæt felt: 

Dette gøres ved at stille dig på det korrekte sted i dokumentet, hvor teksten skal være. Stille dig på feltet i XML-tilknytningsruden og Højre klikke og vælge "Alm. tekst."

Flettefeltet lægges er nu tilstede i word dokumentet.

Logoer kan ikke  Business Central/Word har nogle begrænsninger, når der skal "samarbejdes"- Indsættes som flette felter af typen billede i hoved og bund, men skal være i selve kroppen af dokumentet. I hovedet og foden vil dette ikke virke.

Et andet tip:

Er der specielle komplicerede layouts, er det en god ide at placere flettefelterne i tabeller. 

Tryk på "Nyt" og udfyld oplysningerne. Under formatteringsindstillinger, husk at angive "Word"

4. Upload dit tilrettede layout

efter upload er det pågældende layout tilgængeligt

5. Tilknyt dokumentet det relevante sted - typisk ejendommen

For at et RapportLayout er tilgængelige for lejere under en ejendom, skal Rapport layouted være tilknyttet ejendommen, lejeren er i. 

Åben ejendomskortet og vælg Relateret -> Ejendom -> Brevopsætning

I eksemplet ønsker vi at klient regnskabet skal være afsender.  Det gør vi ved at oprette en skabelon kode. 

I eksemplet STD02. Bemærk den store fleksibilitet som der er mulighed for i brevskabelonkortet

Til sidst angives det korrekte layout. Brevtypen har ingen funktion, og tjener allene sorteringsformål, hvis der måtte være mange skabelonkoder. 

Vælg Rapportlayouted som tidligere blev defineret

Angiv en sigende tekst angives

6. Dan brevet til lejeren

1. Åben et lejerkort, under E00100 og Tryk Handlinger -> Andre -> Opret Brev

2.  vælg den rette RapporLyout - alt efter hvilket brev du ønsker at lave

3. Send til Word (eller pdf, hvis der ikke skal rettes i det)

4. Åben dokumentet i word og tilføj evt- yderligere bemærkninger til standard teksten her

Appendix A. Breve til kilenter og kontakter

Først skal der angives hvor Rapportlayouts (flettebrevet), kan udvirkes fra. Der følgende 2 muligheder er tilstede,:

Sted 1. Rapport layouts der danner grundlag for breve til klienter og kontakter, tilknyttes under 'Frigjort Brevopsætning" under Ejendomsadministration.Rapportlayouts (flettebrevet)