Opsætning af forretningsstyring

Målgruppe: Øvede brugere og konsulenter
Miljø: Skal altid gennemføres og testes i et sandkassemiljø, før det udføres i drift

Læs dette før du går i gang

Derfor gælder:

• Opsætningen bør kun foretages af øvede brugere.
• Der må ikke bogføres i systemet, mens opsætningen pågår. Dimensionsopsætningen ændres undervejs, og bogføring i det tidsrum vil fejle eller give forkerte posteringer.
• Time opsætningen efter driften. Lav ikke forretningsstyringsopsætning umiddelbart før en huslejeopkrævningskørsel — du risikerer, at opkrævningen ikke kan bogføres.
• Afsæt god tid. Opsætningen kan omfatte mange regnskaber og er tilsvarende tidskrævende.
• Test altid i et sandkassemiljø først (trin 19-23), før processerne afvikles i drift.

Begreber i denne artikel

Styringsregnskab
Regnskabet hvor der bogføres. Herfra fordeles posteringerne ud til de øvrige regnskaber. Der kan oprettes flere styringsregnskaber, der leverer data til det enkelte klientregnskab, men det er usædvanligt..

Klientregnskab
Regnskabet der modtager posteringer for den enkelte klient. Hver klient kan kun administreres af ét styringsregnskab.

Administrationsregnskab
Regnskabet der modtager posteringer for administrationsydelser. Maksimalt ét pr. styringskæde.

Skabelonregnskab
Tomt regnskab uden posteringer, men med samme kontoplan som styringsregnskabet. Bruges som kilde, når klient- og administrationsregnskaber oprettes.

Systemet understøtter flere styringsregnskaber samt brug af finanskonto-mapningssæt. Denne artikel dækker opsætning med ét styringsregnskab og ét administrationsregnskab, og anvender ikke mapningssæt.

Forudsætninger

Følgende skal være på plads fra grundopsætningen af finansen, før du fortsætter:

• Et tomt skabelonregnskab uden posteringer, med samme konti som styringsregnskabet
• Alle finansposteringer bogført i styringsregnskabet med dimensionen REGNSKAB og en værdi for det regnskab, posteringerne til sidst skal ende i
• En liste over de klientregnskaber, der skal oprettes
• I finansopsætningen: REGNSKAB = global dimension 1 og EJENDOM = global dimension 2
• Alle klienter har regnskabsdimension og -værdi påsat
• Alle konti har dimensionen REGNSKAB opsat som tvungen kode

Fase 1 — Planlægning og forberedelse

3. Fastsæt navnelogik til regnskaber

Beslut navnelogikken, før du opretter noget.

Husk også, at der kan ligge andre regnskaber i databasen. En fælles præfikskode sikrer, at styringsregnskab og tilhørende klientregnskaber grupperes sammen i oversigten frem for at ligge spredt mellem andre regnskaber.

Der er plads til 30 karakterer i regnskabsnavnet, så forkortelser kan blive nødvendige.

I denne artikel anvendes præfikset FS (kort for "forretningsstyring") og følgende navngivning:

• FS-0000 Styringsregnskab — styringsregnskab
• FS-0010 Ask Invest AS — klientregnskab
• FS-0020 Birk Invest AS — klientregnskab
• FS-0030 Ege Invest AS — klientregnskab
• FS-0040 Fyr Invest AS — klientregnskab
• FS-0050 Gran Invest AS — klientregnskab
• FS-0060 AB Hvid-pil — klientregnskab
• FS-0070 Ejerforeningen Lenga — klientregnskab
• FS-9999 Bo-Godt AS — administrationsregnskab

Havde installationen haft flere styrings- eller administrationsregnskaber, ville nummerlogikken skulle udvides tilsvarende.

4. Kontrollér værdierne på dimensionen REGNSKAB

Dimensionsværdierne blev oprettet under indkøringen og er på nuværende tidspunkt tilknyttet klientkortet.

[Skærmbillede: Dimensionsværdier for REGNSKAB]

Tjek særligt, om dimensionsværdien til administrationsregnskabet (i eksemplet 9999) mangler. Opret den i givet fald.

5. Gennemgå skabelonregnskabet

Åbn Klient-skabelonregnskabet.

5.1 Kontrollér opsætninger og konti

Tjek, at alle finanskonti og finanskontotyper fra styringsregnskabet findes i skabelonregnskabet.

5.2 Opret dimensionen OPRINDELSE

Opret dimensionen OPRINDELSE i skabelonregnskabet, hvis den ikke allerede findes.

1. Søg på Dimensioner og åbn opsætningsbilledet.
2. Klik Ny og tilføj dimensionen OPRINDELSE.

5.3 Opret dimensionsværdien til OPRINDELSE

Stadig i skabelonregnskabet: opret dimensionsværdien svarende til styringsregnskabet.

• Kode: 0000
• Navn: Styringsregnskab

Værdien 0000 er hentet fra regnskabsnavnet FS-0000, som styringsregnskabet fik ved oprettelsen.

5.4 Opret kildesporet FORRETFØRR

Søg på Kildespor og åbn billedet. Er kildesporet FORRETFØRR allerede oprettet, kan trinnet springes over.

Fase 2 — Oprettelse af regnskaber

6. Opret regnskaber via Kopiér regnskab

6.1 (Valgfrit) Kopiér styringsregnskabet til et nyt navn

Spring dette trin over, hvis styringsregnskabet allerede har det rigtige navn.

I eksemplet antages det, at styringsregnskabet aktuelt hedder noget uden for nummerlogikken. Det kopieres derfor til et nyt navn, så det placeres sammen med de øvrige regnskaber. Dette er sidste chance for at rette navnelogikken til.

1. Tryk Kopiér.
2. Angiv det nye navn på styringsregnskabet.
3. Afvent at kopieringen gennemføres.
4. Kontrollér, at det nye regnskab svarer til kilderegnskabet.

[Skærmbillede: Kopiér-knappen]
[Skærmbillede: Angivelse af nyt navn]

Fremadrettet arbejdes der udelukkende i FS-0000 Styringsregnskab — ikke i kilderegnskabet.

Kilderegnskabet kan slettes, når du har verificeret, at alt er korrekt i kopien. Under alle omstændigheder bør det spærres for bogføring.

6.2 Kopiér det første klientregnskab fra skabelonen

1. Søg på Regnskabsoversigt.
2. Stil dig på linjen med klientskabelonregnskabet.
3. Tryk Kopiér og udfyld skærmbilledet.
4. Afvent kopieringen — den tager nogle minutter.
5. Tryk OK, når kopieringen er afsluttet.

[Skærmbillede: Regnskabsoversigt]
[Skærmbillede: Kopiér virksomhed-dialogen]
[Skærmbillede: Det nye klientregnskab i oversigten]

6.3 Kopiér de øvrige regnskaber

Gentag processen i 6.2 for hvert af de resterende regnskaber:

• FS-0020 Birk Invest AS
• FS-0030 Ege Invest AS
• FS-0040 Fyr Invest AS
• FS-0050 Gran Invest AS
• FS-0060 AB Hvid-pil
• FS-0070 Ejerforeningen Lenga
• FS-9999 Bo-Godt AS

6.4 Kontrollér regnskabsoversigten

Gennemgå oversigten grundigt og bekræft, at alle regnskaber er oprettet med korrekte navne.

[Skærmbillede: Færdig regnskabsoversigt]

6.5 Giv regnskaberne en indikator

Indikatoren har ingen funktionel betydning, men reducerer markant risikoen for at arbejde i det forkerte regnskab.

1. Søg på Virksomhedsoplysninger i hvert regnskab.
2. Vælg farve og angiv virksomhedstekst.

Bemærk: Virksomhedsteksten har få tilgængelige karakterer, så teksten skal typisk forkortes. I et driftsmiljø vises indikatoren som en rund cirkel.

[Skærmbillede: Virksomhedsoplysninger med indikator]

Gentag for samtlige regnskaber i oversigten.

Fase 3 — Opsætning i styringsregnskabet

7. Åbn styringsregnskabet

Skift til FS-0000 Styringsregnskab. Trin 8-12 og 14-16 udføres alle herfra.

8. Slet regnskabsdimensioner på klienterne

Som en del af indkøringen fik klienterne påsat regnskabsdimensionen. Disse tilknytninger slettes nu igen, fordi de erstattes af forretningskonteringsregler (trin 12).

Bemærk: Administrationsregnskabet er ikke oprettet som en klient.

[Skærmbillede: Dimensioner på klientkortet før sletning]
[Skærmbillede: Dimensioner på klientkortet efter sletning]

Efter dette trin har ingen klienter dimensionen REGNSKAB med tilhørende værdi tilknyttet.

Undtagelse: Anvendes der ikke en sammensat kontoplan, kan det i visse tilfælde give mening at lade regnskabsdimensionen blive på klienten. Men så må ejendommene ikke have en forretningskonteringsregel — ellers fejler opkrævningskørslen, fordi regnskabsdimensionen påsættes både fra klienten og fra forretningskonteringsreglen. Det ene eller det andet, aldrig begge.

9. Definér regnskabsroller

Søg på Regnskabsroller og angiv, hvilken rolle hvert regnskab har.

[Skærmbillede: Opsætning af regnskabsroller]

10. Slå administrerede sessioner til

1. Søg på Ejendomsopsætning og åbn kortet.
2. Sæt flueben i Tillad brugen af administrerede sessioner.

[Skærmbillede: Ejendomsopsætning med administrerede sessioner aktiveret]

11. Udfyld Forretningsføringsopsætning for styringsregnskabet

Søg på Forretningsføringsopsætning og udfyld kortet.

[Skærmbillede: Forretningsføringsopsætning — styringsregnskab]

12. Opsæt forretningskonteringsregler

12.1 Sæt forretningskonteringsregler på klienterne

Som erstatning for de slettede dimensioner (trin 8) oprettes en klientkonteringsregel til hver klient.

Bemærk: Dette kan ikke gøres fra listebilledet. Åbn det enkelte klientkort.

Konteringsreglerne fungerer sådan:

• KLIENT — angiver hvilket regnskab finansposterne skal flyde til, når de hører til klientregnskabet
• ADMIN — angiver hvilket regnskab finansposterne skal flyde til, når de hører til administrationsregnskabet

Det gør funktionaliteten væsentligt mere fleksibel, end når regnskabskoden blot trækkes fra klientkortet. Reglerne specificeres på finanskonti og reducerer risikoen for bogføringsfejl.

[Skærmbillede: Klientkort med konteringsregel]
[Skærmbillede: Konteringsregler i detaljer]

Gentag for alle klientkort: K010, K020, K030, K040, K050, K060 og K070.

12.2 Sæt forretningskonteringsregler på ejendomskortene

1. Åbn ejendomskortet (i eksemplet E00100).
2. Tilknyt forretningskonteringsreglen.

[Skærmbillede: Ejendomskort med konteringsregel]

Gentag for de øvrige ejendomme: E00200, E00300, E00400, E00500, E00600, E00700, E00800 og E00900.

Fase 4 — Opsætning i klient- og administrationsregnskaber

13. Udfyld Forretningsføringsopsætning i hvert klientregnskab

For hvert klient- og administrationsregnskab:

1. Åbn regnskabet — start med FS-0010 Ask Invest AS.
2. Søg på Forretningsføringsopsætning.
3. Tryk Rediger, hvis kortet er låst.
4. Dobbelttjek at dimensionen OPRINDELSE og værdien 0000 findes i regnskabet. Er den glemt, så opret den nu — du får brug for den senere.
5. Udfyld kortet.

[Skærmbillede: Forretningsføringsopsætning — klientregnskab]
[Skærmbillede: Kontrol af dimensionen OPRINDELSE]

Gentag i hvert af følgende regnskaber:

• FS-0020 Birk Invest AS
• FS-0030 Ege Invest AS
• FS-0040 Fyr Invest AS
• FS-0050 Gran Invest AS
• FS-0060 AB Hvid-pil
• FS-0070 Ejerforeningen Lenga
• FS-9999 Bo-Godt AS

14. Udfyld Styrede regnskaber

Gå tilbage til styringsregnskabet og søg på Styrede regnskaber.

[Skærmbillede: Opsætning af styrede regnskaber]

15. Sæt forretningsføringstype på finanskonti i styringsregnskabet

I styringsregnskabet skal alle konti have forretningsføringstypen Styring.

Værdien kan sættes manuelt, men brug hellere kørslen: søg på Sæt forretningsføringstype på finanskonti.

[Skærmbillede: Kørslen med typen "Styring"]
[Skærmbillede: Finanskontoplan efter kørslen]

16. Sæt forretningskonteringsregler på finanskontiene

Stadig i styringsregnskabet. Finanskontoen rummer også forretningskonteringsregler. Ved du, at en postering altid skal ende enten i et klientregnskab eller i administrationsregnskabet, kan det angives direkte på kontoen.

[Skærmbillede: Forretningskonteringsregler på finanskonto]

17. Sæt forretningsføringstype i klientregnskaberne

1. Skift til FS-0010 Ask Invest AS.
2. Søg på Sæt forretningsføringstype på finanskonti.
3. Vælg Klient og tryk OK.

[Skærmbillede: Kørslen med typen "Klient"]
[Skærmbillede: Finanskontoplan efter kørslen]

Gentag i: FS-0020, FS-0030, FS-0040, FS-0050, FS-0060 og FS-0070.

18. Sæt forretningsføringstype i administrationsregnskabet

1. Skift til administrationsregnskabet.
2. Søg på Sæt forretningsføringstype på finanskonti.
3. Sæt Ny forretningsføringstype til Administration.

[Skærmbillede: Kørslen med typen "Administration"]

Fase 5 — Test i sandkassemiljø

19. Etablér sandkassemiljø

Forretningsstyringen er nu færdigopsat. Inden den tages i brug, skal trin 20-23 gennemføres i et sandkassemiljø.

Oprydning efter fejlposteringer er meget tidskrævende — testen tager en brøkdel af tiden.

👉 Se artiklen om, hvordan du opretter et sandkassemiljø.

20. Opret finansoverførsler

1. Søg på Finansoverførselsliste.
2. Opret finansoverførsler.

[Skærmbillede: Finansoverførselsliste]
[Skærmbillede: Oprettede finansoverførsler]

Bemærk: Regnskaber uden bogføringer optræder ikke på listen. I eksemplet mangler FS-0040, FS-0070 og FS-9999, fordi der ikke er bogført i dem.

21. Bogfør finansoverførsler

Stil dig på en linje og tryk Bogfør i regnskab. Gentag for alle linjer, indtil listen er tom.

[Skærmbillede: Bogfør i regnskab]
[Skærmbillede: Tom finansoverførselsliste]

22. Afstem balancer mellem styrings- og klientregnskaber

Søg på Sammenligning af klientkonti og kør rapporten — start med FS-0010 Ask Invest AS, og kør den derefter for hvert af de øvrige klientregnskaber.

[Skærmbillede: Rapporten Sammenligning af klientkonti]
[Skærmbillede: Resultat]

23. Afstem balancer mellem styrings- og administrationsregnskab

Søg på Sammenligning af administrationskonti og kør rapporten for administrationsregnskabet.

[Skærmbillede: Rapporten Sammenligning af administrationskonti]

Fase 6 — Go-live og drift

24. Go-live

Når du i sandkassen har:

• bogført finansoverførslerne i klientregnskaberne
• kontrolleret at balancerne stemmer i begge afstemningsrapporter

…gentages trin 20-23 i driftsmiljøet. Herefter kan processerne afvikles løbende i drift.

25. Best practice

• Lav finansoverførsler én gang ugentligt.
• Afstem efter endt bogføring balancerne mellem klientregnskaberne og styringsregnskabet (Sammenligning af klientkonti).
• Afstem efter endt bogføring balancerne mellem administrationsregnskabet og styringsregnskabet (Sammenligning af administrationskonti).