Spørgsmål: Jeg har et opsagt lejemål, hvordan opretter jeg en ny lejer til lejemået?
Svar: I forbindelse med genudlejning af et lejemål, ved man reelt ikke om den potentielle lejer (kontakten) bliver lejer før et depositum m.v. er indbetalt. Det varierer lidt hvilken praksis udlejer følger, alt efter situation på markedet. Er der en høj efterspørgsmål, er det for boliglejemål muligt at opkræve 3 måneders depositum og 3. måneders forudbetalt leje. I erhvervslejemål, kan vilkår aftales mere frit. Således kan en udlejer være i dialog med mere lejemåls
En bruger kunne være fristet til at oprette et lejerkort og lave faktureringen derudfra. Slette lejerkort om ikke blev lejere, men det er uhensigtsmæssigt af lejere årsager, da "ikke lejere" ikke bør oprettes som lejere. Lejerhistorikken bør være ren.
En potentiel lejer oprettes først som debitor og der sendes først en alm. faktura ud. Først når formalia er på plads - evt- RKI -jek og betalingen fra den potentielle lejer er registreret , oprettes denne som lejer.
Nærværende artikel er således en beskrivelse af vor "Best practice for at oprette en ny lejer".
Forudsætninger:
Før vi starter processen, bør du sikre dig, at Vi opretter konti til at registrere vore fordringer
Undlad at benytte konti til depositum og forudbetalt leje når du laver en faktura til en potentiel lejer
Du kan medfordel forsyne konti med at regnskab, klient ejendoms- og lejemålsdimensioner er obligatoriske. Bruger du ikke forretningsstyring kan du undlade regnskabsdimensionen.
Nu kan der ikke bogføres på de angivne konti uden en lejemålsdimension. Bemærk også at der ikke er angivet en lejerdimensionsregel.
Hvordan:
1. Vi starter med at vha. bevægelsesoversigten at konstatere at lejemålet er opsat og der ikke er en ny lejer på vej ind.
2.
Vi er et opsagt lejemål "Askevej 12", der skal udlejes og det bliver tomt den 1. december 2026. (Bakken 14 er faktisk lejet ud - se indkommende lejer i bunden af oversigten, men er i tomgang, da den på tidspunkt hvor vi kigger på data står tom)
3.
Vi går i gang med genudlejningsprocessen, og får en henvendelse fra en potentiel nu lejer. Til lejeren fremsender vi en kontrakt til orientering (kontraktudarbejdelse sker i andet system; Det er vigtigt med en følgeskrivelse der nævner at kontrakten kun fremsendes "orientering", da det ellers betragtes som et bindende tilbud fra udlejer).
Vi får en henvende fra nedenstående, der ønsker at leje lejemålet:
Maja Hansen
Ingerslevvej 2
9000 Ålborg
Tlf. +45 22 11 22 11
E-mail: maja@dpdemo.dk
3. Vi vælger at eftersende hende en faktura med en forfaldsdato til indbetaling af depositum og forudbetalt leje.
a. Opret den potentielle lejer som debitor
Ved at sætte Ja (Bed om instilling) får du en pop-op, hvor du kan vedhæfte filer.
Vi har angivet koden til DOMBANK i betalingsformskode, da vi ønsker at overvåge om beløbet går ind på kontoen. (Med Betalingsservice kan der anvendes låste opkrævninger, så kan der komme FIK-kode på selvom fakturaen sendes per mail til lejer).
4. Laver en manuel salgsfaktura fra debitor kortet
5. Start med at sætte dimensionerne på lejemålet på salgsfakturahovedet
N.B. Tryk f5 for opdater her!, Ellers får du ikke lov at hente dimensionerne
Alt efter din opsætning - måske relevant hvis forretningsstyring - hent også regnskabsdimensionen, hørende lejemålemålet i den givne problemstilling
Dimensioner + værdier på salgsfakturahovedet ser bu ud som følger:
Da dimensioner + værdier er tilknyttet hovedet til at starte med skal vi ikke tænke på linjerne automatisk.
6. Fakturaen ser ud som nedenstående:
7. Bogfør salgsfakturaen og send den pr. mail til lejer
Du kan evt. vælge at vedhæfte lejekontrakten i dette skridt så faktura og lejekontrakt følger hinanden. Om det er denne rette fremgangsmåde afhænger af situationen.
8. Indgår lejeren ikke lejemålet
Indgår lejeren ikke lejemålet, måske ringer at siger at hun har fortrudt, gå til den bogførte salgsfaktura og annuller den
Ved at benytte denne fremgangsmåde, er oversigten over opsagte lejemål altid ajourført, fremfor der oprettes en lejer der ikke er aktuel med følgende oprydningsrydningsopgave. Alt vi skal gøre ved en fortrydelse er blot at annuller den bogførte salgsfaktura.
I dette tilfælde - altså ved den potentielle lejers fortrydelse fortsætter genudlejningsprocessen.
9. Gå til lejeroversigten og opret Maja som lejer
Genbrug evt. debitoren "D01450 Maja" som du engang har oprettet. Anvender du betalingsservice vil du givetvis ønske at skifte betalingsformskoden til NETS på lejerkortet
10. Registrer banken er indgået banken og bogfør 1 første måneds, depositum og forudbetalt leje. Dette kan via en indbetalingskladde
a) Brug en indbetalingskladde til at registrere indbetalingen
Nu passer banken på afstemningsdatoen, der er ingen åbenstående debitorposter!
b) Brug en finanskladde til at flytte beløbet til depositum og forudbetalt leje
Debitposten dimensionerer vi som den i sin tid blev bogført - altså på lejemålsniveau.
Kreditposterne depositum, forudbetalt leje og første månedshusleje på lejeniveau
Når denne kladde er bogført, er det oprindelige beløb på konto 24021 ført bort med samme dimensioner som det blev bogført med da vi sendte fakturaen til Maja Hansen
Deposita og forudbetalt leje er registreret på Maja Hansen og vil fremgå af statistikbilledet på lejerkortet.
Ofte vil lejeren henvende sig og have et par spørgsmål til kontrakten, underskrive denne og indbetale et beløb i banken på kontonummeret angivet i den tilsendte salgsfaktura. Du vil kunne se beløbet er indgået i din bank. Er RKI tjek kan være relevant inden du underskriver kontrakten.
Lejen vil være bogført i den forkerte måned,. men kladden skal grundet Business central bogføringsbalancere på bilag og bogføringsdato.
Dvs. det kan evt, være relevant at flytte lejen over i en anden måned med en efterpostering.
c)
Når november huslejen til den tidligere lejer er opkrævet skal det på december raten til Maja angives at hun har fået sin opkrævning for December, så hun ikke opkræves dobbelt. I dette tilfælde er det kun huslejen vi markere som opkrævet da, vi kun opkrævede første måneds husleje, men ikke forbruget.
Huller i rateplanen er i praksis ikke mulige for Dynamics Property at håndtere, derfor er det kun detaljerede ydelsesrater der har status "Næste" som kan markeres som opkrævet. Da Maja jo indgår lejeforholdet i oktober 2026 og lejemålet starter den 1. december 2026, skal november lejen den den tidligere lejer "Ivan" først opkræves inden det på den detaljerede rate er muligt at angive at Maja, har betalt for december måneds husleje.
Man kan evt. bruge en tjekliste der laves fra Majas lejerkort for at sørge for at dette sker rettidigt.