Spørgsmål: Jeg har en ejendom som ikke længere skal administreres af os, hvordan lukker jeg ejendommen?
Svar: Generelt skal du tænke nedefra - og op. Start med at slette evt. rater for ejendommen. Giv lejere en ophørsdato, der er den samme som nedlukningsdatoen. Giv lejemålene en nedlukningsdato, evt. samme som ophørsdatoen. Giv lejemålene status 'Lukket'. Giv ejendommen en nedlukningsdato (evt. samme som ophørsdatoen), og luk ejendommen.
Bemærk er det en ejendom, der blot - måske inden for koncernen - blot skifter ejer, er det best practice at gennemløbe en bogføringsproces og herefter skifte klient. Det mindsker således arbejdes med at flytte arbejdet betragteligt. Det er uhensigtsmæssigt at ejendommen ligger der dobbelt.
Hvordan:
I dette eksempel skal ejendom 'E00200' lukkes.
a) Slet evt. uopkrævede rater for ejendommen
b) Indgiv ejendomsnummeret - på den måde sletter du kun de rater der hører ejendommen til
Svar ja til om du ønsker at slette raterne
raterne for ejendommen slettes nu
b) Nu skal status på lejerkortene sættes korrekt. Alle lejere på ejendommen, der ikke har en ophørsdato forsynes med en!
Gå lejerne igennem på den filtrerede liste og giv dem en ophørsdato
Sæt filter på lejere der mangler en ophørsdato for at kunne identificere relevante lejere. Det er ikke nok at sætte et flueben i inaktiv på reguleringslinjen.
På lejerne kan der være reguleringslinjer, der ligger fremme i tid. Slet eller deaktiver evt. igangværende reguleringslinjer på lejerkortet for at kunne indgive en ophørsdato.
Tip: Ønsker du at bevare linjerne kan dette gøres ved at indgive en passende slutdato, så næste reguleringsdato forsvinder, men det letteste er at slette reguleringslinjerne.
Er der ikke ryddet op på lejerkortet, får du en fejl når du indtaster 'Ophørsdatoen'
Du kan bladre i den filtrede lejerliste ved at kikke på pilen th. i billedet eller [Ctrl] + [pil ned]. Da listen er filtreret vil dine ejere forsvinde fra listen når de har fået en ophørsdato.
Alle lejere forsynes med en ophørsdato
Når alle lejere på ejendommen har en ophørsdato kan du fortsætte.
c) Gå tilbage til ejendomskortet til ejendomme du vil lukke og vælg lejemål
Løb lejemålslisten igennem og angiv en nedlukningsdato på samtlige lejemål, der hører ejendommen der skal lukkes til:
Dette gøres for samtlige lejemål hørende til ejendommen
d) Marker lejemålslisten og giv lejemålene status 'Lukket'
Gå til ejendommen og find lejemål der hører ejendommen til
Listen af lejemål, der tilhører ejendommen fremkommer nu
Klik på listen og Tryk på [Ctrl] + [A] for at markere alle ejendomme.
(alle relevante lejemål skal være markerede)
Sæt status på lejemålet "Luk" ved på lejemålslisten at vælge handlinger -> status -> Luk
Lukningsprocessen tjekker om der skulle være aktive ydelseslinjer på lejemål og lejer. Det burde der ikke være da processen startede med at vi slettede rater, men er der sket faktureringer frem i tid kan der bagved en opkrævet rate ligge ikke opkrævede rater, her vil ydelseslinjen ikke stå som færdig. Brugeren skal her åbne raten der er fremkommet, slette ikke opkrævede rater igen på ejendommen. Således at ydelseslinjerne alle på et lejemål har status 'Færdig'
Lejemålene får nu status lukket
e) Gå til ejendommen giv denne status 'Lukket'
Først indgivet nedlukningsdatoen på ejendomskortet
herefter gives ejendommen status 'Lukket'
Ejendommens status skifter nu til 'Lukket'
Andre aspekter
Ejendomsdimensionen, lejemåls og lejerdimensions værdierne hørende til ejendommen kan evt. spærres for at være sikker på at der ikke posteres mere på ejendommen i finansen.