1. Indledning
Denne artikel er en tjekliste med hovedpunkter der ofte skal gennemløbes i forbindelse med en ibrugtagning af betalingsservice i forbindelse med Dynamics Property. Der er så mange scenarier, at det er umuligt at skrive en tjekliste, der dækker alle scenarier, men nedenstående er et "opkog" af vore erfaringer.
Skal du "onboarde" Dynamics Property og bruger du betalingsservice, vil der altid være arbejde forbundet med processen. At få betalingsservice på plads er altid en væsentlig projektrisiko, ikke mindst fordi processen er kompleks rent begrebsmæssigt og fordi visse af elementerne kan være tidskrævende og skal håndteres eksternt af betalingsservice/MasterCard og evt. også pengeinstitut. Dernæst, er der timing elementet, idet registreringer til gældende aftaler, skal ske efter den sidste indbetaling er modtaget (typisk den 10. i måneden), og før opkrævningsforsendelsen skal laves (ca. den 20. i måneden), så der en række ting der ganske enkelt skal klappe i løbet af relativt få dage.
Ved at planlægge og udføre aktiviteter ordnet og i god tid, kan projektrisikoen reduceres til et minimum.
Centrale opgaver er typisk:
- Dynamics Property skal opsættes, således oplysningerne svarer til oplysninger registreret hos betalingsservice.
- Kundeinformationer holder en speciel nummerering/logik for mange ejendomsadministrationssystemer, og er der aftaler (automatiske træk) bundet til visse lejere, vil det ofte være et ønske at flytte disse. Dynamic Property er ingen undtagelse.
Vi har skrevet en artikel omkring begreber mv. hos betalingsservice som kan være til hjælp til at forstå visse begreber anvendt tjeklisten.
3. Afgræsning
a) Dynamics Property rummer mulighed for at benytte en og kun en "dataleverandør" per BC-miljø. Dynamics Property kunden, altså "dig" ejer selv dataleverandøraftalen.
b) Kundenumre skal følge Dynamic Propertys logik, hvorfor der skal ske en omdøbning af disse.
c) "Total"-service understøttes.
d) FIK koder: FIK koder kan følge 2 logikker. En klient er tilsluttet betalingsservice (Nets-FIK koder) eller er ikke tilsluttet betalingsservice (BC-FIK koder). Klienter kan ikke anvende 2 typer af FIK-koder.
2. Tjeklisten
Du skal over på Dynamics Property, og der vil derfor være en dialog med betalingsservice. Vi hjælper dig naturligvis, men vi kan ikke tage selve dialogen for dig med betalingsservice, da vedkommende der tager dialogen skal have prokura til det. Vi understøtter "Totalaftalen".
Her en kort tjekliste
- Med afsæt med i udarbejde projektplan, tag en indledende dialog med betalingsservice, så de er orienteret om ca. datoer. Det gør at betalingsservice kan afsætte ressourcer til de specifikke opgaver. Datoer kan ændre sig og hvis de gør det i projektforløbet husk at orienter betalingsservice on det. Betalingsservice kan have travle perioder og det er en god ide at klæde dem på, så du får disponeret ressourcer hos dem til dit projekt.
- Udfyld oversigtsskemaet I får fra Dynamics Property, så vi har overblikket over selskaber og ejendomsporteføljen, så vi ved hvad der skal håndteres i relation til betalingsservice.
- Alle bankkonti der anvendes skal have kreditornummer og advisering tilknyttet. Det kan du sørge for er på plads ved at tage dialog med din bank. For eksisterende bankkonti der anvendes, er det sikkert på plads, men er der nye bankkonti der anvendes, kan forholdet med fordel bringes på plads til at starte med. Tal med din bank!
- Har I betalingsservice kreditoraftaler (PBS aftalen), løb dem igennem med betalingsservice support til at starte med og hør om der mangler formalia for at I kan ændre på den enkelte aftale efterfølgende. Det kan være nogle hvidvask formalia der skal være på plads. Bestyrelsesreferater og tegningsretter tager tid at indsamle og det kan I med fordel have på plads helt i starten af processen, hvis der skulle være brug for det i relation til betalingsservice. Løb oversigten igennem med betalingsservice for at høre om betalingsservice skulle mangle informationer!
- Har I ikke et dataleverandørnummer, skal I have et! Få fat i det allerede til at starte med, hvis I ikke allerede har det. I skal kun bruge 1 dataleverandørnummer. Bemærk at I kun skal bruge 1 dataleverandørnummer til alle jeres betalingsservicekreditoraftaler. Vælg evt. jeres primære selskab i koncernen (så selskabet ikke er et der handles) som dataleverandør. Skiftes fra en ekstern administrator vil dataleverandør-aftalen tilhøre den eksterne administrator. I skal have jeres eget! Nummeret vil typisk være et CVR nummer på et selskab.
- Når du har fået dataleverandøraftalen, tjek at dit login virker til selskabet der holder dataleverandørnummeret. ikke blot om du kan logge ind i første niveau men også at du kan logge på løsningen "filoverførsler". Har du ikke et login der virker skal du tage fat i betalingsservice support.
- Orienter betalingsservice om kodningsformatet. Det gøres for dataleverandøraftalen. Det gør i ved at sende en mail til 'it-servicedesk@mastercard.com' med ordlyden "Sæt kodning for dataleverandøraftale xxxxxxxx til ISO8859-1". Få dagen efter bekræftet at kodningen er ændret ved at ringe til supporten
- Har I ikke betalingsservice kreditoraftalerne på plads skal disse oprettes. Det sker ved at benytte betalingsservice selvbetjening. Vær opmærksom på at der godt kan gå lidt tid før disse skal oprettes, da der også er et bankgodkendelses "loop" i processen.
- For hver Betalingsservice kreditoraftale, skal I oprette en kundeportal. Det kan med fordel gøres allerede nu. Kundeportalen kan bruges til at tjekke opkrævninger med når de er indsendt til betalingsservice.
- For hver betalingsservicekreditoraftale, skal I også kontakte betalingsservice om at de skal acceptere 605 aftaler. Ring til Betalingsservice support for at sikre det.
- Opret stamdata i BC med lejebeløb osv. Følg vejledningen. Lejere der skal skal håndteres via betalingsservice, skal have betalingsformskoden 'NETS'. Lejere, der ikke medtages i betalingsforsendelsen skal have en anden betatingsformskode. ("Dom. bank" for betalings via bank, "FIK 71" alm. standard BC FIK kode på fakturaen - typisk pdf. faktura vedhæftet en mail, NETS-FIK låst forsendelse).
- Lav opsætningen til betalingsservice i BC. Start evt. med de betalingsserviceaftaler der er på plads, og opret efterfølgende efterhånden som de kommer i hus. Følg vejledningen. Så snart du har dit dataleverandørnnummer og betalingsservicekreditor aftalen (PBS - aftalen) kan opsætningsaktiviteten startes.
- Test huslejeopkrævningskørsel med udlæsning fra sandkassemiljø.
- Hver lejer har et kundenummer hos betalingsservice. Har de betalingsservice har de også en aftale med betalingsservice. Kundenumrene skal Dynamic Propertys logik og omdøbes. Udfyld kundeinformationskort i BC med aftalenummer og kundeinformationsnummer hos betalingsservice
- Alle ændringer til det bestående betalingsservicekompleks skal typisk foretages efter de sidste indbetalinger er kommet ind og den første opkrævning skal laves, dvs. mellem ca. den 10. i måneden og ca. d. 20. i måneden (se opkrævningskalender for betalingsservice). Man derfor skal være på påpasselig ved at overholde sekvens og udføre hvert skridt hurtigst muligt når det tidligere skrift er bekræftet udført af betalingsservice
- Omdøb evt. dataleverandør via selvbetjening på det med betalingsservice aftalte tidspunkt. Du får en mail på det er sket. Hvis ikke du har fået en mail ring til kundesupporten hos betalingsservice
- Omdøb kundenumre. Udlæs 605 og upload filen. Inden kl. 16.00
- Dagen efter tjek at det er gået godt. Du kan tjekke om du har fået returfil og i kundeportal
- Lav huslejeopkrævningskørsel med udlæsning helst 3 dage før deadline og upload filen via "upload filer" med login hos betalingsservice / MasterCard. Benyt hyppigt rapporten 'Opkrævningsparat' og udlæs evt. 601 filen (opkrævningsleverancen) fra et sandkassemiljø.
- I skal modtage V-fil retur med en sektion per kundeaftale.
- Tjek dagen efter for fejlfiler og at alt ser ok ud i kundeportaler.