Oprette en lejer

Indledning

Lejeren er udtryk for det kontraktuelle forhold der optaget lejemålet i et tidsinterval. "Eva Larsen" beboer lejemålet i en periode, "Ida Larsen" og "Bo Hansen" i hver sin anden periode. Perioderne kan ikke være overlappende. Perioder der ikke måtte være optaget af en lejer, defineres til at være tomgangsperioder.

Systemet vil operere med en tomgangsperiode før første lejer til et lejemål og en tomgangsperiode efter den sidste lejer. Disse perioder vil være systeminterne.

Fra opsigelse til ny lejer

Udlejningsprocessen starter typisk med at der indkommer en opsigelse fra en tidligere lejer. Ikke alle lejekontrakter underskrives og det er ikke hver gang deposita indbetales. Typisk vil lejekontrakten fungere som "faktura" og lejeren vil blive oprettet når indbetalingen (eller lejekontrakten) er underskrevet.

En løsning er at vente at alle forhold er på plads og dernæst oprette lejeren og lave faktureringen fra lejerkortet.

Lejerkortet bør oprettes sent i forløbet når administratoren ved at lejeforholdet er en realitet

Hvis man ønsker et tidligt faktureringsgrundlag faktureringsgrundlag fra systemet, kan der laves en manuel faktura fra klientenkortet. Det sker 1) Oprette den mulige nye lejer som debitor, 2) ved at oprette en faktura dimensioneret med lejemålet (ikke lejere, da denne endnu ikke er oprettet), som eksempelvis kan indeholde deposita og første måneds husleje, konteret på en afstemningskonto. Bliver lejeforholdet en reelt kan beløbet bortkonteres og konteres ind på deposita og leje konti vha. en finanskladde.

Oprettelse af lejeren

Gå til rollecentret og klik på "lejere"

Lejerlisten fremkommer nu og her skal du vælge "Ny" og "Ny", jf. nedenstående skærmbillede.

Lejerkortet fremkommer nu. Du vil stå i Nummerfeltet, når kortet åbnes:

Tryk på "Enter" og lejeren tildeles et nummer og en dimensionsværdi. I eksemplet "R00122".

Angiv ejendom, i.e.E01600

og lejemål i den tidligere valgte ejendom, som lejeren har lejet, i.e. L00660

Angiv dernæst lejerens Navn og Startdato for lejemålet.

Er systemet oprettet til at en debitor automatisk, kan du faktisk anvende lejekortet allerede nu. Er debitoren ikke på lejerkortet, er systemet opsat til at du selv skal oprette denne:

I systemet er her opsat til at debitoren skal skulle oprettes automatisk, hvorfor muligheden med at oprette en debitor er inaktiv. Debitoren er på lejerkortet i Opkrævningssektionen

I dette eksempel er synkronisering mellem lejerkortet og debitorkortet slået til, så ændrer du eksempelvis lejerens navn, opdateres debitorens navn automatisk.

Er samme debitor påført flere lejerkort, bør "Lejer er debitor" være deaktiveret, for at der ikke opstår uforudsigelige effekter.

Udfyld gerne følgende felter: Underskriftsdato, Mail, Indflytningsdato (hvis ikke datoen ikke passer med startdatoen).

Indgiv attributter for 'Antal måneders depositium' og 'Antal månders forudbetalt leje' og evt. andet

I eksemplet er der tale om at depositum udgør 3 måneders leje og forudbetalt leje 2 måneders leje.

Indsæt ydelseslinjer, så der er et sted at lægge reguleringer, når deposita og forudbetalt leje til sin tid skal reguleres.

Beløbene skal være 0, og datoen kan med fordel sættes til næste gang beløbet skal reguleres, i eksemplet den 01-01-2025

... og samme proces for forudbetalt leje, dog kun med '2RATER' i opkrævningsbetingelsesfeltet. Opkrævningsbetingelsen er kun 2 rater der skal opkræves da antallet af rater svarer til antal måneders leje, i eksemplet 2

Nu skal der tilføjes 2 reguleringslinjer til at regulere henholdsvis depositum og forudbetalt leje.

Først for Depositum:

Gå til sektionen reguleringslinjer stil dig under den eksisterende reguleringsmetode, som vi tidligere oprettede i forbindelse med lejemålet.

Udfyld felterne:

Tip: Når du har udfyldt linjen med reguleringsmetode og Startdato, da flyt ned og op igen med piletasterne og se status på linjen. Den skulle gerne have status "klar".

Samme for forudbetalt leje