Håndtering af Cpr. nr.

Startside > Vidensbase > Artikler > Oprette stamdata: klient, ejendom, lejemål og lejer > Håndtering af Cpr. nr.

Målgruppe: Ejendomsadministratorer, der skal registrere CPR-numre på beboere, og administratorer, der sætter adgang og sletning op. Forudsætning: Funktionen er en del af DP Plus.

Læs dette før du går i gang

Et CPR-nummer er en følsom personoplysning, der skal behandles med omhu. Som ejendomsadministrator kan du have behov for at opbevare en lejers CPR-nummer, fx når lejeren skal tilmeldes eller frameldes el og andre forsyninger. Når behovet ikke længere er der, skal CPR-nummeret slettes.

Dynamics Property understøtter det på tre måder:

  • Du styrer pr. bruger, om brugeren kan se eller rette CPR-numre.
  • CPR-nummeret gemmes på beboeren og vises maskeret i felterne.
  • Rapporten Slet beboeres CPR-numre finder og sletter CPR-numre, når lejeforholdet har været ophørt i en periode, du selv fastsætter.

⚠️ Advarsel
Sletning af CPR-numre med rapporten kan ikke fortrydes. Kør altid rapporten med handlingen Vis først, og kontrollér listen, før du vælger Slet CPR-nr.

Begreber i denne artikel

Beboer En person, der bor i lejemålet. En lejer kan have flere beboere, og CPR-nummeret registreres på beboeren, ikke på lejeren.

CPR-nummerrolle Brugerens adgangsniveau til CPR-numre. Sættes i Brugeropsætning.

Slettekriterie for CPR-nr. En datoformel, fx -6M, der angiver hvor længe efter lejeforholdets ophør CPR-nummeret skal bevares.

1. Giv brugerne adgang til CPR-numre

Som standard kan ingen brugere se CPR-numre. Du giver adgang pr. bruger, så kun de medarbejdere, der har et arbejdsmæssigt behov, kan se eller rette dem.

  1. Søg på Brugeropsætning.
  2. Find kolonnen CPR-nummerrolle på linjen for brugeren. Tryk Rediger liste, hvis listen ikke kan redigeres.
  3. Vælg en af de tre muligheder: - Blank: Brugeren kan ikke tilgå CPR-numre. - Kun læsning: Brugeren kan se CPR-numre, men ikke rette dem. - Administrator: Brugeren kan tilføje, se og rette CPR-numre.

Søgning efter Brugeropsætning i Business Central

Brugeropsætning med kolonnen CPR-nummerrolle og valgmulighederne Kun læsning og Administrator

💡 Tip
Giv kun rollen Administrator til de få brugere, der faktisk skal registrere CPR-numre. Øvrige brugere med behov klarer sig med Kun læsning.

2. Fastsæt hvor længe CPR-nummeret skal bevares

Et CPR-nummer skal kun opbevares, så længe der er et sagligt behov. I Ejendomsopsætning angiver du, hvor længe efter et lejeforholds ophør CPR-nummeret fortsat er relevant. Rapporten i trin 4 bruger denne periode til at finde de CPR-numre, der kan slettes.

  1. Søg på Ejendomsopsætning.
  2. Udfyld feltet Slettekriterie for CPR-nr. under Generelt med en datoformel.

I eksemplet er angivet -6M. Det betyder, at CPR-nummeret kan slettes 6 måneder efter lejeforholdets ophørsdato.

Ejendomsopsætning med feltet Slettekriterie for CPR-nr. udfyldt med -6M

3. Angiv CPR-nummeret på beboeren

CPR-nummeret ligger på beboeren. Du kan angive det både fra oversigten Beboere på lejerkortet og fra selve Beboerkort. Handlingerne vises kun, hvis din bruger har en CPR-nummerrolle, jf. trin 1.

  1. Åbn lejerkortet og find oversigten Beboere.
  2. Markér beboeren og tryk Angiv CPR-nr. for at indtaste eller rette CPR-nummeret.
  3. Tryk Vis CPR-nr. for at se det fulde nummer. I kolonnen CPR-nr. vises nummeret maskeret.

Oversigten Beboere på lejerkortet med handlingerne Vis CPR-nr. og Angiv CPR-nr.

De samme handlinger findes på Beboerkort, hvor feltet CPR-nr. også vises maskeret.

Beboerkort med handlingerne Vis CPR-nr. og Angiv CPR-nr. og det maskerede felt CPR-nr.

4. Slet CPR-numre efter ophørte lejeforhold

Rapporten Slet beboeres CPR-numre finder de beboere, hvis lejeforhold er ophørt før den dato, der følger af slettekriteriet i trin 2, og sletter deres CPR-numre. Kør den med jævne mellemrum, fx månedligt.

  1. Åbn rollecentret og vælg Etablering. Tryk Slet beboeres CPR-numre.
  2. Vælg handling i feltet Handling: - Vis: Rapporten viser de CPR-numre, der er kandidater til sletning. Der slettes ikke noget. - Slet CPR-nr.: Rapporten sletter de CPR-numre, der vises.
  3. Kontrollér Slettekriterie for CPR-nr. og den beregnede dato i Lejeforhold ophørt før.
  4. Afgræns eventuelt på Nummer, Ejendomsnr. eller Lejemålsnr. under Filter: Lejer.
  5. Tryk Vis eksempel & Luk, Udskriv eller Send til….

Rollecentret med menuen Etablering og rapporten Slet beboeres CPR-numre

Rapporten Slet beboeres CPR-numre med handlingerne Vis og Slet CPR-nr.

🛑 ADVARSEL: Kør rapporten med Vis og kontrollér listen, før du vælger Slet CPR-nr.
Når rapporten køres med Slet CPR-nr., slettes de viste CPR-numre permanent, og de kan ikke genskabes.

Best practice

  • Giv rollen Administrator til så få brugere som muligt.
  • Fastsæt slettekriteriet ud fra jeres egen persondatapolitik og dokumentér begrundelsen.
  • Kør rapporten Slet beboeres CPR-numre fast, fx én gang om måneden, altid først med Vis.
Opdateret:

Andre artikler