1. Indledning
Det ses ofte at virksomheder m.fl. ikke ønsker at tilmelde sig betalingsservice. Ved at benytte låste opkrævninger kan ejendomsadministratoren få FIK-koder på fakturaer, sende dem pr. mail til lejeren og modtage betalingen vha. indbetalingsfilen fra betalingsservice. Her er det således ikke betalingsservice, der udsender fakturaen, men administratoren.
Lejeren skal naturligvis være tilsluttet en NETS-kreditoraftale.
Fordelen er at indbetalinger kommer med i indbetalingsfilen uden lejer får en faktura sendt via posten, hvor det kan være svært at kontrollere hvornår brevet modtages, endvidere efterkommer administrator lejers ønske.
2. Låste opkrævninger - hvordan og hvorfor
I Business Central dannes en FIK-kode på baggrund af dokumentnummeret, og det er ikke samme logik som betalingsservice anvender, hvor en faktura fra betalingsservice - og dermed FIK-koden kan strække sig over flere Business Central salgsfakturaer.
Så før vi kan lave en FIK-kode skal vi have 1) Bogført opkrævningen og 2) Dannet en låst opkrævning
At opkrævningen er "låst" betyder, at det IKKE sender den til betalingsservice, men den dannes og gemmes i systemet for at kunne danne FIK-koder.
3. Opsætninger
Opsætningen giver kun mening for lejere der er tilsluttet en betalingsservice kreditoraftale.
a) Nets BetalingsService-opsætning (Global)
Sørg for at rette betalingsformskode er opsat i "NetBetalingsService-opsætning" (global).
I betalingsformskode for fastlåst opkrævning skal stå den betalingsform som du ønsker at anvende til en låst opkrævning, her "NETS-FIK"
Betalingsmetoden for låst opkrævning er i ovenstående "NETS-FIK"
b) Rette salgsfakturarapport skal være valgt
Rapporten 6208044 indeholder mulighed for at danne flere typer af fik-koder (herunder også dem NETS benytter) og vise rette afsender (specielt relevant hvis man benytter forretningsstyring)
c) På betalingsformen NETS-FIK skal indeholde følgende opsætning:
d) På relevante lejere angives nu betalingsformskoden 'NETS-FIK'. Når der laves en huslejeopkrævningskørsel, vil 'NETS-FIK' blive trukket over på debitorposten.
Lejerne skal helt som normalt have et "Kundeinformationskort" osv. som når vi vanligvis benytter betalingsservice, da vi i princippet skal lave en NETS-opkrævning som vi ikke sender til betalingsservice.
Kundeinformationskortene afviger ikke fra de kundeinformationskort man vanligvis opretter,
4. processen
a) Gennemgår opkrævningsprocessen - helt som vanligt!
Huslejeopkrævningsprocessen afvikles helt som vanlig, og det er typisk uden hensyntagen til anvendte betalingsformer, NETS, NETS-FIK, DOM-BANK og hvad man ellers måtte benytte af betalingsformer.
De fakturaer, der dannes her vil IKKE have en FIK-kode, se nedenstående!
Så åbnes den pdf. fil der hører fakturaen til vil denne således ikke have en fik-kode, selvom den bogførte salgsfaktura måtte have betalingsformskode (NETS-FIK).
Fakturaen med FIK-koden kan først udskrives efter vi har lavet vores "Låste opkrævning"
b) Dan og udlæs og upload din NETS - fil helt som du plejer!
Den vil være dannet på basis af debitorposter med betalingsformen "NETS". Debitorposter med "NETS-FIK" vil imidlertid ikke være indeholdt i din vanlige udlæsning af 601 filen
c) Dan nu den låste Opkrævning (ekstra skridt)
Det nye skridt er at du skal lave en låst opkrævning
Gå nu ind i den låste forsendelse
valider forsendelsen som vanlig, ret evt. fejl - og opret om nødvendigt manglende kundeinformationskort.
er der ingen fejl i opkrævningen får den status valideret
d) Tjek at fakturaer ser korrekt ud ved udskrift
Ved genudskrift af bogførte fakturaer kommer der nu fik-kode på
Efter der er lavet en låst valideret opkrævning kommer der nu FIK koder på bogførte salgsfakturaer, og de kommer frem ved genudskift af fakturaen (det ved bogføringen genererede pdf. dokument er som det er på tidspunktet for bogføringen og har inden fikkode)
sørg for at indstillingerne står korrekt, hvor der benyttes forretningsstyring, ville indstillingerne typisk være som nedenstående, men der er flere muligheder
På nedenstående faktura er klientens navn, logo osv. vist fordi der under "Afsender" er valgt "Klient (fra dimensionen)".
Husk at få fakturaen vist for at få bekræftet at oplysningerne står som ønsket inden fremsendelsesprocessen starter
f) Udsend nu fakturaerne pr. mail
Når du trykker på mailknappen, bør du lige dobbelttjekke at fakturaen har de ønskede informationer første gang (BC skal have husket dit filter).
Definer evt. et wordlayout for brødtekst i fremsendelsesmailen
For at holde styr på hvad der er fremsendt kan det lette at holde styr på fremdriften, ved at definere følgende filtre ved bogførte fakturaer.
... og gemme filtret til fremtidigt brug.
Efterhånden som fakturaerne udskriftes/ fremsendes vil de således forsvinde fra listen. Den viste liste er tom da alle fakturaer er blevet fremsendt (udskift =1 )
g)
Arkiver nu den låste samle forsendelse