Indledning.
En ejendom skifter ejer fra 1 klient til en anden inden for et styringsregnskab, er muligt men en proces, der bør overvejes nøje inden den påbegyndes. Denne artikel berører nogle men ikke alle fokuspunkter. Eksempelvis vil der være en yderligere håndteringspunkter såfremt der anvendes betalingssservice og/eller Continia Document Capture.
BEMÆRK: Processen bør altid afprøves i et sandkasse miljø forinden, da der er flere forhold om kan komplicere "flytningen".
Proces
Lad os sige at ejerskabet skifter den 1.3. 1 uge før der laves en huslejeopkrævning (ca., 10 feb.). Bed DP om at teste forinden i et sandkassemiljø.
Skifter vi klient og sker at tilfalder rette regnskab og kontering, inkl. moms ser korrekt ud, hvorefter rettelsen sker i et driftsmiljø
Inden klientkoden skiftes:
- Igangværende bilag, kladdelinjer for den gamle klient bør være bogført.
- Alle poster bør være ført ud i klientregnskaber vha. finansoverførsler
- Afstemning mellem klienter og styringsregnskab bør være pågået
- Træk en finansbalance med gammel regnskabskode og debitor- og kreditor-kontoudtog med "den gamle" regnskabsdimensioner
Følgende skal ligeledes pågå
- Evt. deposita og forudbetalt leje skal flyttes fra et regnskab til et andet. Det bør føres ud og ind med rette regnskabsdimensioner. Bemærk - Ret dimensionsværdier duer ikke - no-go! - her da posterne jo ligger i klientregnskaberne
- Evt. A/C beløb skal ligeledes flyttes via en finanskladde med dimensioner fra en regnskabsdimension til en anden
- Rater skal slettes og gendannes
- Man skal specielt være opmærksom på at indbetalinger og udbetalinger laves med rette regnskabsdimensioner, således at en eksisterende åbenstående debitorpost med en regnskabsdimension ikke udlignes med en indbetaling, der har en anden regnskabsdimension. Regnskabsdimensionerne skal være de samme!
Vi foreslår at tage fat i firmaet der evt. hjælper en med alm. BC assistance for hjælpe med denne del, og flytte evt. deposita. Firmaet kan evt. lige få nogle instrukser fra os forinden.
I øvrigt bør opsætninger afstemmes med de refusionsprincipper, der er aftalt i ejendomshandlen (udtrykt gennem refusionsopgørelsen).